Il controllo della prima nota

La presente funzione, attivabile direttamente dalla barra dei menù (Prima Nota > Stampa di controllo), consente di visualizzare, stampare e dunque controllare le registrazioni contabili effettuate attraverso la Prima Nota. L’utilità di questa funzione è aumentata dalla possibilità di limitare l’attenzione a determinati periodi di registrazione dei movimenti oppure a specifiche tipologie di registrazioni.

La focalizzazione degli elementi da visualizzare avviene mediante l’uso congiunto o alternativo di due criteri di selezione: la Data operazione e l’Oggetto specifico (conto) movimentato. L’utilizzo congiunto consente un’individuazione più mirata dell’oggetto da ricercare, mentre l’uso alternativo permette l’esame di tutti i movimenti contabili effettuati nel corso di un periodo (nel caso di selezione della sola data operazione), oppure di una specifica tipologia di movimentazioni contabili eseguita nel corso dell’intero esercizio contabile (selezione del solo oggetto specifico). Chiaramente la mancata selezione dei criteri di ricerca conduce alla visualizzazione di tutte le operazioni contabili realizzate nel corso dell’intero esercizio contabile.

Controllo prima nota
Controllo prima nota

Attivando la data dell’operazione contabile l’utente è chiamato ad indicare l’intervallo di tempo entro cui ricercare l’operazione, attraverso l’uso dei due campi data presenti, aventi il formato di maschera calendario.

Al contrario, utilizzando l’opzione Oggetto specifico (conto) l’utente può selezionare la voce del movimento ricercato attraverso la selezione dello specifico conto dal menu a tendina. Il codice che accompagna la descrizione del conto, infatti, rappresenta la codifica assegnata allo stesso all’interno del Piano dei conti adottato dalla metodologia GAIA.

Nella parte inferiore della maschera, l’utente può accedere al manuale utente (tasto Aiuto), annullare le operazioni di ricerca in corso (tasto Chiudi), oppure procedere alla visualizzazione della ricerca effettuata attraverso il report di stampa controllori verifica della prima nota (tasto OK).

Il report del controllo della prima nota , la cui natura ed impostazione è analoga ad ogni altro report presente in GAIA, funziona da anteprima di stampa, con una struttura molto più semplice delle maschere di input della prima nota e può essere utilizzato solo per consultare, stampare o esportare i documenti prodotti. Come tutti gli altri report il controllo della prima nota si apre a tutto schermo nell’area di lavoro, con la possibilità comunque di essere ridimensionato oppure ridotto ad icona attraverso i comandi posti in alto a sinistra  della finestra.

Il report presenta le registrazioni contabili ordinate secondo successivi livelli di raggruppamento: in primo luogo le registrazioni vengono distinte a seconda che appartengano al settore agricolo oppure a quello delle attività connesse. Le due distinzioni, qualora presenti, compaiono sul lato sinistro della finestra di visualizzazione del report del controllo della prima nota, in forma di albero gerarchico, secondo lo schema presente nell’albero di navigazione di GAIA per la sezione dei movimenti contabili. Saranno presenti solo le tipologie di registrazioni movimentate dall’azienda nel corso dell’esercizio contabile secondo i criteri di ricerca selezionati dall’utente.

Nell’ambito di ciascun settore, le registrazioni all’interno del report vengono raggruppate per Tipo di registrazione (come risulta dalla corrispondente sezione dell’albero di navigazione: ENTRATE-RICAVI, USCITE–COSTI, ALTRE OPERAZIONI E RIMONTA INTERNA, OPERAZIONI FINANZIARIE, a loro volta suddivisi in sottogruppi di scritture contabilmente affini) e quindi per specifica Operazione (coincidente con la voce selezionabile nell’area di intestazione, presente all’interno della maschera della prima nota, come indicato al paragrafo C4 del presente manuale). Tutte queste informazioni utili al raggruppamento delle registrazioni contabili compaiono nell’intestazione delle varie sezioni di cui si compone il report, mentre le informazioni particolari delle singole registrazioni sono riportate nel corpo del report e coincidono con: la data di registrazione (che rappresenta l’ultimo criterio di ordinamento delle registrazioni all’interno del report), l’emissione o meno di fattura, l’importo totale della registrazione, la modalità di cessione, il Paese di provenienza/destinazione dell’oggetto movimentato (bene o servizio) e quindi la descrizione puntuale della registrazione (oggetto movimentato, importo ed aliquota IVA).

Il report presenta nella parte superiore la barra degli strumenti dove sono posizionati, partendo da sinistra verso destra, il pulsante Stampa, Esporta, Aggiorna, Alterna struttura gruppi, Zoom, Vai alla pagina, Cerca testo e Guida.

Cliccando sul primo pulsante – si apre la finestra di dialogo Stampa in cui si può scegliere il numero di copie e le pagine da stampare. Azionando il pulsante Esporta si apre la relativa finestra Esporta. L’utente può selezionare  attraverso una prima maschera sia il formato (PDF, HTML, XLS, DOC, TXT, XML, ecc.) che il disco di destinazione. Successivamente, tramite una seconda maschera, può indicare le opzioni di esportazione, scegliendo l’intervallo di pagine da esportare. Infine, attraverso una finestra di dialogo, potrà indicare la cartella di destinazione in cui esportare il documento. I file esportati possono essere poi aperti con i più diffusi programmi di videoscrittura e fogli di calcolo.

Il comando Aggiorna consente la revisione dei dati contenuti all’interno del report, mentre la casella Alterna struttura gruppi consente la visualizzazione dell’albero di navigazione del report che si sta visualizzando. Nella casella Zoom si possono scegliere le percentuali di ingrandimento del report. I pulsanti di navigazione, posti anch’essi nella parte alta della finestra, consentono di scorrere, in avanti e indietro, le pagine che compongono il report. La casella Cerca (binocolo) testo consente di inserire la parola chiave che si vuole visualizzare e il report si posizione sulla stessa. Il pulsante Guida (punto interrogativo) permette di accedere alla Guida in linea di Gaia.

In fondo alla pagina di ciascun report viene visualizzato sia il numero della pagina che il totale delle pagine che compongono il relativo documento.

La maschera del report può essere chiusa in due modi: cliccando sul pulsante posto sulla barra della finestra in alto a destra, oppure sulla croce posta in alto a destra della maschera. Si può aprire un solo report per volta.

Il bilancio di verifica

I risultati economici della gestione aziendale possono essere conosciuti ed interpretati mediante un’opportuna elaborazione dei dati contabili, nella quale vengono contrapposti i ricavi conseguiti ed i costi sostenuti.

La metodologia GAIA adotta due differenti schemi di lettura del bilancio di impresa: il bilancio di verifica ed il bilancio INEA, che rappresenta una riclassificazione del primo, secondo uno schema di raggruppamento ormai consolidato nell’ambito della rete contabile RICA-INEA.

Il Bilancio di verifica visualizza i saldi dei conti, raggruppandoli e sommandoli secondo determinate logiche di aggregazione. Esso rappresenta un prospetto utile al controllo della correttezza formale delle registrazioni e alla verifica della completezza delle informazioni rilevate, mentre non appare adatto per valutare i risultati di gestione.

Nella metodologia GAIA la compilazione del bilancio di verifica è possibile in un qualsiasi momento nel corso dell’esercizio contabile, senza che sia richiesta l’effettuazione delle operazioni di fine esercizio. Naturalmente, procedendo nel corso dell’esercizio contabile, il risultato visualizzato sarà incompleto, in quanto non si tiene conto di alcuni principi su cui si basa la contabilità generale in base alla quale è necessario completare le rilevazioni con quelle informazioni che non si sono manifestate durante la gestione. In particolare, ci si riferisce alla necessità di capitalizzare l’impiego di alcuni fattori produttivi aziendali (mezzi tecnici, lavoro, ecc.), adoperati nella realizzazione di beni patrimoniali o nel garantire la funzionalità degli stessi, come pure alla considerazione di fatture sospese (sia da emettere che da ricevere) o di ricavi/costi di esercizi futuri.

L’attivazione del bilancio di verifica avviene tramite l’apposito comando nella barra di menù (Stampa), mentre la sua compilazione necessita di alcuni secondi durante i quali compare una maschera di avviso (Elaborazione base dati) ad indicare lo stato dell’operazione in corso. Al termine dell’elaborazione compare il report del bilancio di verifica che, al pari di ogni altro report presente in GAIA, funziona da anteprima di stampa e può essere usato solo per consultare, stampare o esportare i documenti prodotti. Così come per gli altri report di Gaia, il bilancio di verifica viene visualizzato a tutto schermo nell’area di lavoro, con la possibilità di essere ridimensionato o ridotto a icona attraverso i comandi posti in alto a sinistra della finestra.

Il bilancio di verifica
Il bilancio di verifica

Sul lato sinistro del report compare la struttura del bilancio di verifica, secondo un’impostazione ad albero gerarchico, con le quattro sezioni principali indicate con lettere maiuscole e coincidenti con: A – Attivo Stato Patrimoniale, B – Passivo Stato Patrimoniale, C – Costi Conto Economico, D – Ricavi Conto Economico, Y – Conti Iva. Ciascun nodo della struttura è espandibile nelle diverse sezioni/conti di cui si compone. La selezione con il mouse di ciascuna sezione/conto della struttura del bilancio conduce alla sua visualizzazione nel report.

Accanto alla descrizione di ciascuna sezione/conto è presente il relativo codice assegnato a livello di Piano dei conti. Inoltre nella sezione DARE e AVERE compaiono gli importi movimentati con il relativo SALDO ottenuto come differenza tra i due precedenti importi. Nel caso di valore negativo (coincidente con una maggiore uscita di denaro o con un maggiore costo), viene visualizzato in rosso.

Il report presenta nella parte superiore la barra degli strumenti dove sono posizionati, partendo da sinistra verso destra, il pulsante Stampa, Esporta, Aggiorna, Alterna struttura gruppi, Zoom, Vai alla pagina, Cerca testo e Guida.

Cliccando sul primo pulsante si apre la finestra di dialogo Stampa in cui l’utente può scegliere il numero di copie e le pagine da stampare. Azionando il pulsante Esporta – si apre la relativa finestra Esporta. La finestra di dialogo viene anticipata da una prima maschera in cui scegliere il formato (PDF, HTML, XLS, DOC, TXT, XML, ecc.) e il disco di destinazione; successivamente, tramite una seconda maschera, è possibile indicare le opzioni di esportazione, scegliendo l’intervallo di pagine da esportare; infine attraverso una finestra di dialogo è possibile scegliere la cartella di destinazione in cui esportare il documento. I file esportati possono essere poi aperti con i più diffusi programmi di videoscrittura e fogli di calcolo.

Il comando Aggiorna consente la revisione dei dati contenuti all’interno del report del bilancio di verifica, mentre la casella Alterna struttura gruppi consente la visualizzazione dell’albero di navigazione del report che si sta visualizzando. Nella casella Zoom si possono scegliere le percentuali di ingrandimento/ridimensionamento. I pulsanti di navigazione, posti anch’essi nella parte alta della finestra, consentono di scorrere, in avanti e indietro, le pagine che compongono il report. La casella Cerca testo consente di inserire la parola chiave che si vuole visualizzare e il report si posizione sulla stessa. Il pulsante Guida permette la consultazione della guida di Gaia.

In fondo ad ogni pagina dei report viene visualizzato sia il numero della pagina che il totale delle pagine che compongono il relativo documento.

La maschera del report può essere chiusa in due modi: cliccando sul pulsante posto sulla barra della finestra in alto a destra, oppure sulla croce posta in alto a destra della maschera. Si può aprire un solo report per volta.