Le registrazioni nella prima nota

In questa parte del programma è possibile registrare i fatti gestionali con rilevanza economico finanziaria che accadono nel corso della vita aziendale. Difatti, in questa sezione, per ogni accadimento di gestione vengono registrati sia i risvolti economici (costi e ricavi) che finanziari (entrate e uscite) secondo il metodo della partita doppia.

Per la descrizione generale della maschera si rimanda al punto B4 “Funzionalità della maschera della prima nota”.

La registrazione dei movimenti contabili è organizzata sulla base di quattro grandi raggruppamenti di scritture, come risulta dalla corrispondente sezione dell’albero di navigazione:

 

 

Ciascuno di questi raggruppamenti è a sua volta suddiviso in sottogruppi di scritture contabilmente affini (causali di primo livello).

Il gruppo Entrate – Ricavi comprende:

1)   I ricavi da vendite e affitti (vendita di prodotti e merci, vendita degli animali, i ricavi da allevamenti, le prestazioni per servizi a terzi, gli affitti attivi e i risarcimenti assicurativi, la vendita di mezzi tecnici industriali, la vendita di beni patrimoniali materiali, la vendita di titoli, di quote ed altri diritti immateriali, gli anticipi da cliente)

2)   la riscossione di contributi e sovvenzioni pubbliche,

3)   il conferimento a cooperative,

4)   l’incasso dei crediti,

5)   l’accensione di debiti di finanziamento.

 

Il gruppo Uscite – Costi comprende:

1)   le spese per acquisti e affitti (acquisti: di prodotti e servizi, di prodotti agricoli extra–aziendali, di animali, di beni patrimoniali materiali, di titoli, quote ed altri diritti immateriali, e gli affitti passivi),

2)   il costo del lavoro (pagamento: dei dipendenti e avventizi sia in denaro che in natura, degli oneri sociali, della liquidazione dei dipendenti e gli anticipi al personale),

3)   i pagamenti per debiti sia di funzionamento (verso i fornitori o verso altri soggetti) che di finanziamento (sia a tasso di interesse costante che variabile),

4)   il pagamento di imposte, tasse, multe.

 

Nel gruppo Autoconsumi e rimonta interna è possibile registrare:

1)   gli autoconsumi e i prelevamenti dell’imprenditore,

2)   la rimonta interna per le aziende zootecniche (la gestione dei propri capi di bestiame),

3)   la dismissione dei capi da vita,

4)   le variazioni positive, gli apporti dell’imprenditore, e le donazioni ricevute dall’azienda

5)   le variazioni negative, l’eliminazione o l’esproprio di immobilizzazioni materiali, e le donazioni di beni dell’azienda a terzi.

 

Nel gruppo Operazioni finanziarie è infine possibile registrare:

1)   la Gestione delle liquidità (versamenti e prelievi su c/c),

2)   la Gestione delle quote sociali cooperative.

 

Come già detto, le movimentazioni vengono registrate secondo il metodo della partita doppia, ma non è necessario che l’utente conosca le regole contabili: è sufficiente scegliere i tipi di registrazioni nell’albero di navigazione e selezionare le voci proposte nelle liste di selezione, sarà il programma ad riportare gli importi nelle sezioni dare o avere dei conti. L’unica regola che l’utente dovrà verificare direttamente è quella della quadratura dei conti che si manifesta con il pareggio dei totali dare ed avere evidenziati nella parte inferiore destra della maschera.

Nello specifico, come è stato ampiamente descritto nel capitolo B4, partendo dalla scelta sull’albero dei menù di una sezione particolare si apre una finestra di dialogo articolata in quattro parti (mostrate in progressione):

  1. un’area di intestazione, unica per ciascun movimento contabile;
  2. un’area di esecuzione delle scritture (corpo) per l’immissione degli importi e di eventuali altre informazioni accessorie;
  3. un’area di visualizzazione che mostra la registrazione contabile che si sta immettendo;
  4. due caselle di totali per il controllo della quadratura contabile (per chiudere e memorizzare la registrazione i due importi devono coincidere).
La maschera di immissione dati durante un movimento contabile
La maschera di immissione dati durante un movimento contabile

L’inserimento dei dati relativi ad un movimento contabile, di qualunque raggruppamento (Entrate-Ricavi, Uscite-Costi, Autoconsumi e rimonta interna, Operazioni finanziarie), avviene  attraverso i seguenti passaggi:

  1. compilazione dell’area di intestazione (A): è la porzione di maschera che compare per prima e che contiene le informazioni generali. Il pulsante + consente di proseguire l’input dei dati; in alternativa si può uscire chiudendo la finestra. In caso di conferma viene visualizzata la parte successiva della maschera che varia in relazione alla registrazione che si sta effettuando;
  2. in generale in questa sezione (B) occorre selezionare l’oggetto della registrazione attraverso l’attivazione di alcuni elenchi in sequenza (es. prodotti delle colture/granella frumento duro) per poi immettere le quantità e gli importi monetari. Al termine si può premere il pulsante Inserisci riga, per passare all’ultima parte della maschera, oppure Salva tutto se la registrazione ha un’unica contropartita e quindi chiuderla direttamente;
  3. l’ultima sezione della maschera (C) consente di selezionare la modalità finanziaria e riepiloga nel riquadro su sfondo giallo le informazioni introdotte precedentemente che possono essere modificate o eliminate tramite gli appositi pulsanti posti sulla destra.
  4. Per concludere (D) e memorizzare la registrazione occorre prima verificare la corrispondenza dei totali dare e avere visualizzati nei due campi su sfondo giallo e poi premere il pulsante Salva; con il pulsante Annulla invece le informazioni non vengono memorizzate e la finestra viene chiusa.