La finestra principale

Per accedere alla finestra principale del programma bisogna aver creato almeno un’azienda attraverso la procedura guidata, oppure aver selezionato un’azienda dalla maschera Gestione aziende o dalla maschera Scelta rapida che abbiamo visto nei paragrafi precedenti.

Dopo aver selezionato un’azienda viene aperta la finestra principale del programma attraverso la quale si può accedere alle singole maschere di immissione dati. GAIA è strutturato come qualsiasi altro programma sviluppato secondo lo standard Windows.

  • La finestra principale con alcune maschere aperte

 

La finestra principale è delimitata in ’alto dalla barra del programma, dalla barra dei menu, dalla barra degli strumenti, e in basso dalla barra di stato.

Nella barra del programma viene visualizzata la versione di GAIA, il nome dell’azienda, l’esercizio contabile e una lettera (I, A o C) che rappresenta lo stato della contabilità. In questo modo l’utente ha sempre in primo piano il l’azienda sulla quale sta lavorando, anche quando tutte le altre maschere sono chiuse. Nella barra del programma, secondo gli standard Windows, sono presenti, sul lato sinistro, il menu di controllo, e sul lato destro i pulsanti riduci a icona, ridimensiona e chiudi.

La barra dei menu è composta da sei voci a tendina che possono essere attivate con la combinazione dei tasti Alt + la lettera che appare sottolineata. La suddetta barra può essere attivata con il mouse oppure con la combinazione dei tasti Ctrl+F10. Alcuni comandi dei menu si attivano solo quando viene aperta un’azienda. Altri si attivano o si disattivano in relazione al contesto operativo.

Il Menu File include i comandi Apri Gestione aziende, Nuova azienda, Chiudi azienda, Importa dati, Esporta Dati,Controlli di qualità, File codici INEA, Estrazione ed elaborazione dati avanzata (solo per gli utenti amministratori), Connetti come altro utente, , ed in fondo alla lista il comando Esci. Quest’ultimo comando consente di chiudere il programma, in alternativa si può utilizzare la combinazione di tasti Alt+F4.

I comandi Apri Gestione aziende, Nuova azienda, Importa dati ed Esporta Dati, si attivano solo quando non ci sono aziende aperte, il primo apre la maschera Gestione aziende, mentre il secondo avvia la procedura guidata per creare il contesto aziendale di una nuova azienda.

Il comando Importa dati avvia il programma di importazione degli archivi contabili. Viene richiesto di indicare, attraverso la finestra di dialogo, la cartella dove si trova file in formato zip da importare. Per maggiori dettagli sulle modalità di importazione si rinvia ai capitoli successivi di questa Guida.

Il comando Esporta dati apre la maschera Gestione aziende dove poter selezionare le aziende da esportare. In questo caso questa maschera presenta il solo pulsante Esporta visibile.

Il comando Controlli di qualità apre a sua volta due comandi: Controlli azienda attiva e Controlli aziende utente. Il primo si attiva quando c’è un’azienda aperta in GAIA. Questo comando avvia il programma dei controlli di qualità aziendali denominato GAIATEST attraverso il quale possono essere eseguiti i controlli formali e di plausibilità dei dati aziendali e i controlli interaziendali. Per maggiori informazioni sull’utilizzo di GAIATEST si rimanda all’help in linea del programma.

Il comando Controlli aziende utente si attiva invece quando non ci sono aziende aperte. Anche questo comando avvia il programma GAIATEST, attraverso il quale l’utente può selezionare su quali aziende eseguire i controlli aziendali e interaziendali.

Il comando File codici INEA apre la finestra di dialogo che consente di ricercare il file gaia_codici da importare in GAIA. In realtà si tratta di un’azione di copia del file da una cartella esterna alla cartella di GAIA. Quando si copia il file gaia_codici, eventuale file presente ne viene fatta copia dello stesso nella stessa cartella. Ricordiamo che il file gaia_codici è fondamentale per gli utenti della rete RICA sia per la corretta assegnazione dei codici azienda da parte della sede regionale INEA sia per evitare di rischiare di non poter importare a livello regionale e centrale archivi di aziende con codici aziende non univoci a livello regionale (codici azienda erroneamente duplicati).

Il comando Connetti come altro utente consente di riavviare GAIA e connettersi con l’account di un altro utente.

Il menu Prima nota contiene i comandi Nuove registrazioni, Ricerca registrazioni, Stampa di controllo, che consentono rispettivamente di ricercare il conto dove effettuare una nuova registrazione contabile, avviare la ricerca delle registrazioni già effettuate in precedenza, ed infine di visualizzare e stampare tutte le operazioni contabili filtrate in base alle proprie esigenze.

Nel Menu Strumenti sono elencati i comandi Dati utente, (che diventa Gestione utenti per gli utenti con profilo amministratore) Opzioni di Semplificazione,Costo Lavoro Aziendale,Rivalutazione / svalutazione cespitiegeoreferenziazione dei centri aziendali, Divisione appezzamenti, Divisione piantagioni, Esegui backup, Copia ultimo backup su disco esterno, Verifiche dati anomali, Georeferenziazione

Con il comando Copia ultimo backup su disco esterno consente di copiare l’ultimo backup eseguito da GAIA in una cartella personale. Questa operazione è fondamentale nel caso in cui si debba disinstallare GAIA oppure per recuperare archivi contabili in computer danneggiati oppure nei casi in cui GAIA non possa essere avviato normalmente.

Il comando Verifiche dati anomali che consente, quando non è aperta alcuna azienda, di correggere in automatico una serie di dati anomali presenti nel database connesso a GAIA.

Il comandoGeoreferenziazione consente di indicare su una mappa il punto in cui è situato il centro aziendale.

Il comando Dati utente consente, agli utenti con profilo Standard, di modificare alcuni dati dell’anagrafica, non è possibile cambiare il codice utente e la sede regionale. Per maggiori dettagli sulla gestione degli utenti si veda più avanti in questo capitolo.

Il comando Gestione utenti consente, agli utenti con profilo di amministratore, di modificare il profilo degli utenti standard ed associare a questi imprese registrate da altri utenti.

Il comando Opzioni di Semplificazioneapre la relativa maschera doveè possibile scegliere di visualizzare o meno determinate maschere in relazione alle attività praticate in azienda. In sostanza, se una delle attività elencate non viene praticata, si può scegliere di non visualizzare la relativa maschera delle anagrafiche ed i corrispondenti conti della registrazione contabile e le relative voci della gestione tecnica.

Il comando Costo lavoro aziendale apre la maschera corrispondente attraverso la quale è possibile registrate il costo del lavoro aziendale, distinto tra lavoro uomo e lavoro macchine. Questi dati vengono utilizzati nel calcolo del Reddito Operativo dei processi produttivi (Margini Lordi). Se non vengono registrati questi dati i relativi report dei margini lordi non possono essere visualizzati.

Il comando Rivalutazione / svalutazione cespiti apre la relativa maschera che consente di rivalutare a prezzi correnti i cespiti di proprietà agendo sul valore a nuovo dei singoli beni patrimoniali materiali. Per maggiori dettagli si rimanda ai capitoli successivi di questa Guida.

Il comando Georeferenziazione dei centri aziendali apre la corrispondente maschera che consente di individuare il punto geografico dove sono ubicati i centri aziendali. Per far ciò è necessario che il computer sia connesso ad internet e che il campo Indirizzo del centro aziendale sia digitato correttamente. Per maggiori dettagli si rimanda ai capitoli successivi di questa Guida.

Il menu Stampa include i comandi Bilancio CEE abbreviato, Bilancio INEA,Indici di Bilancio, Bilancio di Verifica, Classificazione tiplogica, Ripartizione dei costi (con i comandi per aprire i report dei margini lordi), Fascicolo aziendale e Tabelle (per accedere all’elenco delle tabelle tecniche e contabili utilizzate in GAIA), il comando Verifica dati (che consente di vedere e stampare le tabelle di verifica dei dati registrati) ed infine i comandi Controlli di omogeneità e Controlli di continuità.

I comandi relativi ai Bilanci aprono i corrispondenti report degli elaborati finali della contabilità aziendale prodotti da GAIA. Attivando uno di questi quattro comandi vengono eseguite le operazioni di chiusura necessarie per elaborare correttamente i prospetti. Questa operazione potrebbe durare qualche minuto. Se si tenta di aprire un report di bilancio senza aver registrato alcun dato della contabilità il programma avvisa l’utente che non è possibile visualizzare correttamente il relativo report. Per maggiori dettagli sulle operazioni di fine esercizio si vedano i capitoli successivi di questa Guida.

Il comando Ripartizione dei costi apre a sua volta un elenco di quattro comandi: Margini lordi delle colture, Margini lordi degli allevamenti, Costruzioni in economia e Manutenzioni straordinarie. I relativi report di questi comandi vengono aperti solo se sono stati registrati i dati nelle maschere delle Operazioni di fine esercizio. L’apertura dei report dei margini lordi vengono è condizionata anche dalla registrazione del costo del lavoro aziendale attraverso la relativa maschera accessibile dal menu Strumenti.

Il comando Fascicolo aziendale apre la relativa maschera attraverso la quale è possibile visualizzare e/o stampare i report che costituiscono il fascicolo aziendale di GAIA. La maschera consente di visualizzare un singolo report per volta, si possono scegliere alternativamente i singoli report da stampare. Con il pulsante Seleziona tutti vengono selezionati tutti i report attivi elencanti nella maschera, mentre con il pulsante Stampa viene inviato in stampa l’intero fascicolo a cui viene aggiunta anche la copertina del fascicolo.

Il comando Tabelle apre a sua volta due comandi: Contabili e Tecniche. Con il primo comando si apre l’elenco dei comandi che consentono di visualizzare e stampare le tabelle del Piano dei conti, delle Causali e delle Tabelle IVA. Attraverso il secondo comando si apre l’elenco delle voci che consentono di consultare e stampare le tabelle tecniche: dai Fabbricati ai prodotti principali e secondari.

Nel Menu Finestra, quando si aprono le maschere delle anagrafiche, si attiva i comandi: Sovrapponie Albero. Il primo consente di visualizzare le maschere a cascata partendo dall’angolo superiore sinistro, in modo che siano visibili il titolo e il bordo sinistro della maschera. Il comando Albero consente invece di attivare e portare il focus sull’albero di navigazione.

Il Menu Help è l’ultima voce della barra dei menu. Esso contiene una serie di comandi raggruppati per categoria. Il primo gruppo comprende i comandi Guida in linea GAIA e Guida rapida. Nel secondo gruppo sono elencati i comandi Aggiornamenti, GAIA online, Assistenza remota e Informazioni su Gaia.

Il comando Guida in linea GAIA apre la finestra del manuale in linea che presenta una struttura conforme allo standard degli help in ambiente Windows. Gran parte del contenuto di questa Guida di riferimento è disponibile anche nell’help in linea. La guida può essere consultato attraverso l’indice oppure si possono ricercare i termini inserendo una parola chiave nell’apposito campo Cerca.

Il comando Guida rapida si attiva solo quando sono aperte e attive le maschere delle anagrafiche. Cliccando su questo comando la freccia del mouse assume un aspetto simile al relativo pulsante. Cliccando sull’etichetta di un campo viene visualizzata una piccola finestra intitolata Guida sul campo nella quale viene riportata una breve descrizione del campo ed un esempio reale. Per chiudere la finestra basta cliccare una volta all’interno dell’area gialla.

Il comando Aggiornamenti apre la relativa maschera attraverso la quale è possibile ricercare, se il computer è connesso ad internet, eventuali aggiornamenti disponibili. L’utente può decidere di disabilitare la ricerca automatica deselezionando la relativa casella di controllo di questa maschera.

Il terzo gruppo di comandi del menu Help inizia con il comando GAIA online, cliccando su questo comando, se il computer è connesso ad internet, si accede al sito web di GAIA.

  • La barra degli strumenti

Il comando Assistenza remota apre la relativa maschera che consente di ricevere dal Team di sviluppo il supporto tecnico online. Naturalmente questa tipo di assistenza è possibile solo se il computer è connesso ad internet e non vi siano blocchi da parte di sistemi di protezioni quali firewall o antivirus. La maschera riporta un codice che deve essere comunicato al servizio tecnico di GAIA che consente a quest’ultimi l’accesso diretto sul proprio computer, al fine della risoluzioni di eventuali malfunzionamenti o recupero dati.

Il comandoInformazioni su Gaia apre una finestra informativa del programma GAIA in cui sono riportati le versione installata e i gruppi di lavoro dell’INEA che hanno collaborato alla progettazione e realizzazione del software.

La barra degli strumenti, posizionata appena sotto la barra dei menu, consente, con l’uso del mouse, di accedere rapidamente alle finestre di dialogo e ad alcuni tra i comandi più usati. Sulla barra degli strumenti, andando da sinistra verso destra, ci sono dei pulsanti che corrispondono a opzioni dei menu. È sufficiente spostarsi sopra i pulsanti con il mouse e attendere qualche secondo per avere una breve descrizione della loro funzione.

  • La barra degli strumenti

 

  • Pulsanti e azioni

Il pulsante

consente di …

 

Aprire o chiudere l’albero di navigazione

 

Comprimere la struttura dell’albero di navigazione

 

Espandere la struttura dell’albero di navigazione

 

Aprire la maschera Gestione aziende

 

Chiudere l’azienda attiva

 

Avviare i controlli di qualità aziendali

 
 

Aprire la maschera Fascicolo aziendale

 

Aprire la maschera per la Ricerca dei conti da movimentare

 

Aprire la maschera di Ricerca dei conti movimenti

 

Aprire la pagina internet del sito GAIA

 

Aprire la guida in linea del programma

 

La barra di stato è fissa ed è posizionata nella parte inferiore dello schermo. Su di essa vengono visualizzate, da sinistra verso destra, i brevi suggerimenti (tooltips) del campo che ha il focus in quel momento.

Nella seconda casellina viene visualizzata la username dell’utente connesso, e in quella successiva il suo profilo.

Nella quarta casellina della barra di stato è visualizzato il codice dell’azienda, mentre nell’ultima casellina il tipo di indagine a cui afferisce l’azienda nell’ambito dell’indagine RICA.

L’Albero di navigazione

L’albero di navigazione rappresenta uno strumento indispensabile per l’utilizzo di GAIA, ed è una guida all’interno della procedura. Il suo scopo è quello di rendere più accessibile e veloce la navigazione all’interno del sistema e permettere una maggiore rapidità dell’addestramento. La suddivisione in rami gerarchici, con le voci raggruppate per aree funzionali, offre un quadro immediato del contesto operativo.

La sequenza con cui sono ordinate le voci dell’albero rispetta essenzialmente la logica con cui si sussegue il processo di rilevazione dei dati amministrativi, contabili e tecnici all’interno di un’azienda agricola. Seguendo con razionalità gli elementi proposti nell’albero di navigazione si riducono gli errori di registrazione e si velocizza la fase di data entry.

Una volta raggiunta una certa familiarità con il programma, l’albero consente di rilevare con una sola occhiata la maschera o la funzione da lanciare con un semplice clic del mouse. Le voci sono articolate in modo coerente con l’esigenza di ottenere una visione completa ed organica dell’azienda nei suoi aspetti tecnici e contabili, ma allo stesso tempo propongono all’utente un sistema flessibile ed immediato.

L’albero di navigazione viene compresso completamente all’apertura, ma a seconda le esigenze dell’utente, può essere nascosto, compresso o espanso, attraverso i primi tre pulsanti della barra degli strumenti.

La finestra contenente l’albero di navigazione può essere ridimensionata in larghezza, a seconda delle esigenze, per far spazio alle maschere aperte nell’area di lavoro, soprattutto con risoluzioni video molto basse.

Le icone poste sui nodi rappresentano il livello gerarchico dell’albero. Il primo livello è mostrato in grassetto e le relative icone consentono di comprimere o espandere le voci sottostanti. Il secondo livello è raffigurato dalle icone [] e []. Nel caso dell’icona con la freccia rivolta verso destra il clic sul nodo espande il terzo livello marcato con un punto elenco []. Esso rappresenta la voce dell’albero che apre, con un doppio clic del mouse o con il tasto Invio, le maschere di input oppure avvia una determinata funzione del programma.

La navigazione all’interno dell’albero può essere fatta con l’ausilio del mouse oppure con i tasti direzione (freccia su, freccia giù, destra, sinistra, inizio, fine). Premendo un tasto lettera corrispondente all’iniziale di una voce, il cursore si posiziona sulla voce corrispondente, confermando la selezione con il tasto Invio, a seconda del livello, si espande il nodo oppure si apre la relativa maschera.

Nella parte alta del riquadro che contiene l’albero di navigazione è presente una casella di ricerca che consente di ricercare velocemente una voce dell’albero digitando le prime lettere della voce ricercata e con il semplice pressione sul tasto Invio viene aperta immediatamente la relativa maschera. Questa casella di controllo può essere attivata, quando il focus di controllo è sull’albero di navigazione, digitando la combinazione di tasti Ctrl+R.

Alcune voci dell’albero di navigazione vengono visualizzate in relazione alle opzioni di semplificazione scelte nella relativa maschera delle Opzioni. Per alcune forme giuridiche, come le società di capitali, nell’albero di navigazione vengono aggiunte altre voci per la registrazioni di particolari operazioni contabili.

Per le aziende con lo stato contabile diverso dall’impianto della contabilità (la voce I nella barra del programma) alcune voci dell’albero di navigazione non consentono di aprire alcuna maschera, attivabile invece solo nella fase di impianto della contabilità (come ad esempio la maschera delle Anticipazioni colturali e altre componenti).

Le Operazioni di fine esercizio prevedono la rilevazione di una serie di informazioni (Ripartizione dei costi, Operazioni contabili finali, Liquidazioni IVA, Dati integrativi) finalizzate a fornire utili indicazioni per la stesura dei margini lordi e del bilancio aziendale.

Nella funzione destinata alla Ripartizione dei costi rientrano operazioni che rispondono a differenti esigenze contabili.

Una prima esigenza risponde ai criteri e ai principi su cui si basa la contabilità generale, quale è appunto quella adottata in GAIA, in base alla quale è necessario completare le rilevazioni con la stima di componenti della gestione interna dell’azienda, necessaria per la considerazione di quegli eventi che durante la gestione contabile non si sono manifestati finanziariamente. Ci si riferisce alla necessità di capitalizzare l’impiego di alcuni fattori produttivi aziendali (mezzi tecnici, lavoro, ecc.) adoperati nella realizzazione di beni patrimoniali (costruzioni in economia) o al fine di garantire la funzionalità degli stessi (manutenzione straordinaria).

La seconda esigenza è legata alla determinazione della redditività dei processi produttivi, espressa in termini di margine lordo e di margine operativo, attraverso la compilazione delle maschere Margine lordo colture e Margine lordo allevamenti. Ciò consente di rispondere a bisogni propri della rete contabile RICA italiana che vanno oltre la contabilità generale la quale, per definizione, non consente di determinare i redditi dei singoli processi produttivi. Per superare questo vincolo operativo, GAIA consente di attribuire i costi variabili alle attività produttive; il rilevatore, eventualmente anche mediante una stima, potrà ripartire le singole voci di spesa e le ore di lavoro (uomo e macchina) ai vari processi attraverso le apposite maschere dei margini lordi delle colture e degli allevamenti, la cui funzionalità viene di seguito illustrata. Si ritiene opportuno sottolineare che tutti i mezzi tecnici per i quali viene creato un magazzino nella sezione Gestione Tecnica/Mezzi tecnici extra-aziendali non vengono riportati nelle maschere dei Margini Lordi fino a quando non si procede alla “chiusura” del magazzino stesso (operazione descritta in altra parte del manuale).

Per avviare GAIA è sufficiente fare doppio click sull’icona del programma posta sul desktop oppure selezionare GAIA dal gruppo dei programmi INEA dalla barra dei Programmi di Windows, oppure nel caso di Windows Vista o Windows 7 digitando GAIA nella casella di ricerca della barra del Sistema Operativo. All’avvio il programma richiede l’inserimento del Nome utente e della Password per il proprio riconoscimento, dati da immettere nei campi della maschera di accesso denominata Accedi a GAIA.

Cliccando sul pulsante Ok, l’identificativo univoco dell’utente permetterà di accedere agli archivi aziendali presenti nel database. Se si spunta la casella salva come utente predifinito, al successivo riavvio del programma il nome dell’utente sarà selezionabile nella lista Nome utente.

Al primo avvio di Gaia, dopo l’installazione, è necessario creare l’anagrafica dell’utente attraverso il pulsante Nuovo della maschera di login. Al primo accesso viene richiesto, se non è presente, il file dei codici (“gaia_codici.ini”), elemento indispensabile per gli utenti della rete RICA. Nella maschera di creazione nuovo utente occorre indicare, nel caso di un utente della rete RICA, la sede regionale INEA di riferimento, il codice utente assegnato dall’INEA (esso non rappresenta il codice di utilizzo di GAIA) e il tipo di Ente a cui appartiene l’utente.

Per utenti fuori della rete RICA è necessario indicare comunque la Regione dove risiede l’azienda o le aziende da contabilizzare, mentre il codice utente può essere scelto liberamente a piacere in un range di codici compreso tra 1 e 998. 

Nel caso di utilizzo di GAIA da parte di soggetti esterni alla rete RICA per indagini di diversa natura su campioni satelliti, valutazione degli investimenti cofinanziati, costi di produzione, ecc., occorre comunque assegnare codici univoci anche per gli utenti che utilizzano il programma di contabilità.

Maschera di creazione di un nuovo utente, aperta dalla finestra di login

Al momento del salvataggio dell’anagrafica del nuovo utente, il programma verifica, nel caso di un utente RICA, la corretta digitazione del codice utente. Gli utenti fuori dalla rete RICA possono ignorare il messaggio che segnala l’assenza del file gaia_codici, mentre i rilevatori della rete RICA non possono iniziare a registrare le aziende rilevate per la RICA prima di aver importato il file dei codici fornito dalla sede regionale INEA. L’errata registrazione dei codici azienda potrebbe impedire l’importazione da parte della sede regionale INEA, e la conseguente perdita dei dati contabili, per la quale la responsabilità è addebitata all’utente rilevatore.

La corretta digitazione dei dati richiesti per la creazione dell’anagrafica utente è fondamentale ai fine del passaggio degli archivi tra computer diversi dello stesso utente, oltre all’acquisizione da parte dei referenti RICA regionali. Fondamentale sono il codice utente (fornito dalla sede regionale INEA), la password e la username (quest’ultimi sono case sensitive, ossia vengono distinti i caratteri registrati in minuscolo rispetto a quelli in maiuscolo).

L’anagrafica dell’utente può essere modificata/aggiornata attraverso il comando Datiutente del menu Strumenti. Attraverso il comando Gestioneutenti del menu Strumenti, l’utente con profilo di amministratore (per la rete RICA corrispondete al Responsabile RICA regionale) può associare una più imprese a utenti diversi, operazione necessaria per “spostare” gli archivi contabili tra i rilevatori della rete RICA regionale. Dal menu Strumenti non possono essere modificati il codice utente e la sede regionale. Dallo stesso comando gli utenti con profilo amministratore possono aggiornare le anagrafiche degli utenti importati con gli archivi contabili, oppure creare nuove anagrafiche a cui associare aziende di altri rilevatori. Esigenza quest’ultima molto utile in ambito RICA per passare le aziende rilevate l’esercizio contabile precedente o in corso a un nuovo rilevatore.

Sono previste due tipologie di utenti: utente amministratore (responsabile INEA o soggetto autorizzato da quest’ultima) e utente standard (chi utilizza GAIA per registrare i dati aziendali). L’amministratore gestisce completamente il programma e gli archivi di più utenti, può intervenire su tutte le aziende inserite, definisce ed assegna i profili agli altri utenti. L’utente normale gestisce solo le proprie aziende, può definire il livello di analisi ed effettuare i controlli di sua competenza. Essendo un programma multi-aziendale e multi-utente, una valida gestione delle chiavi di accesso (account) consente di abilitare solo a determinati utenti l’accesso alle singole aziende e/o particolari funzioni del programma.

La chiave di accesso può essere cambiata solo dall’utente amministratore, attraverso il comando Gestione utenti del Menu Strumenti, che invece non è visibile per gli utenti standard.

Prima dell’apertura della maschera di accesso al programma, viene visualizzata una maschera (cosiddetta splash screen) che potrebbe restare a video anche qualche minuto in relazione alle attività avviate prima dell’accesso. Infatti prima del login GAIA esegue il backup del database (in relazione alla schedulazione programmata attraverso il menu Strumenti), oppure effettua l’installazione degli aggiornamento oppure il ripristino della connessione al database, ecc.

Nella parte bassa di questa maschera viene visualizzata l’operazione che viene eseguita prima dell’apertura della maschera di login.

Nella maschera di login “Accedi a GAIA” vengono visualizzate le seguenti informazioni:

  • la versione di GAIA;

  • la versione del database;

  • la presenza e le relative informazioni del file codici aziende;

  • il nome del computer dove è installato il database GaiaSys


Accesso al programma e Gestione delle connessioni

Prima di accedere alla finestra principale del programma, dopo aver cliccato sul pulsante Ok della maschera di login, GAIA esegue i seguenti controlli:

  • verifica se la versione di GAIA è compatibile con la versione del database connesso;

  • verifica che vi siano aggiornamenti già scaricati sul computer ma non ancora installati;

  • verifica che il computer è connesso ad internet, ed avvia la ricerca di nuovi aggiornamenti online.

Attraverso il comando Aggiornamenti del menu Strumenti è possibile scegliere se ricercare gli aggiornamenti via internet oppure effettuare l’aggiornamento in modalità off-line copiando i file direttamente nella cartella del programma GAIA.

Al primo accesso, dopo aver creato l’anagrafica del nuovo utente, viene visualizzata la maschera Nuovo esercizio per registrare un nuovo esercizio contabile oppure, qualora fosse già presente nel database, per selezionare uno di quelli proposti nella lista.

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  • La maschera Gestione aziende

Dopo aver selezionato l’anno sui cui operare, viene visualizzata la maschera Gestione aziende. Al primo accesso dell’utente dopo la prima installazione, o la creazione dell’anagrafica di un nuovo utente standard, questa maschera si presenta vuota. In questo caso è possibile avviare la creazione di una nuova azienda cliccando sul pulsante Nuova Azienda; in alternativa si possono importare, cliccando sul pulsante Importa, gli archivi registrati su altri computer. Per la gestione e il trasferimento degli archivi contabili si consiglia di consultare il capitolo specifico di questa guida di riferimento.

La maschera Gestione aziende è suddivisa in tre sezioni:

  • Esercizi contabili: contiene, in ordine decrescente, gli esercizi contabili registrati, mentre sulla parte destra della sezione viene mostrato il numero totale delle aziende presenti nel database, in relazione all’utente connesso, suddiviso per stato dell’esercizio contabile. All’apertura della maschera viene selezionato per default l’esercizio posto all’inizio dell’elenco.

  • Azienda selezionata: in questo riquadro viene messo in evidenza il nome dell’azienda selezionata (colorata in blu nella griglia), con il relativo indirizzo e la località; mentre nell’area di notifica posta sotto la griglia vengono visualizzate le informazioni dell’azienda selezionata.

  • Elenco aziende: nella parte centrale di questa sezione è posta la tabella riepilogativa contenente l’elenco delle aziende, per ognuna delle quali sono disponibili alcune informazioni attraverso le quali è possibile individuare agevolmente l’azienda. L’elenco può essere ordinato a piacere cliccando sull’intestazione delle colonne. L’azienda può essere ricercata digitando la denominazione nell’apposito campo Ricerca azienda. È possibile inoltre avviare ricerche avanzate utilizzando la casellina Filtri, attraverso la quale è possibile filtrare l’elenco delle aziende per provincia, OTE, UDE, Stato e tipo di indagine. L’elenco delle aziende può essere selezionato utilizzando anche la combinazione di tasti Ctrl e/o Shift in combinazione con il puntatore del mouse; funzione utile per effettuare selezioni multiple in presenza di grossi elenchi aziende (sedi regionali INEA). Nell’area della pulsantiera della maschera è possibile selezionare o deselezionare l’intero elenco cliccando sul pulsante Seleziona tutto. Per aprire l’azienda selezionata basta fare il doppio clic sulla riga oppure dare conferma con il pulsante Ok. Nello stesso riquadro sono collocati i pulsanti che consentono di gestire gli archivi aziendali. Il pulsante Nuova azienda si attiva quando non vi sono aziende contrassegnate e avvia la procedura guidata per la creazione del contesto aziendale. Il pulsante Eliminaazienda si attiva quando è stata contrassegnata una o più aziende e consente di eliminare i dati dell’azienda relativi all’esercizio contabile preselezionato. Il pulsante Chiusura esercizio si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende con lo stesso stato e consente di avviare le procedure di chiusura dell’esercizio contabile. Qualora l’azienda risultasse già chiusa (Stato C) il click su questo pulsante consente di annullare la chiusura effettuata in precedenza. Ciò è consentito solo se non ci sono esercizi contabili successivi a quello selezionato. Il pulsante Apri esercizio si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende con lo stato di Chiusura (C). Il click su questo pulsante consente di avviare le procedure di riapertura di un nuovo esercizio contabile. Qualora si clicca su questo pulsante quando sono state selezionate aziende con lo stato Aperto (A), allora il programma annulla l’operazione di Apertura del nuovo esercizio contabile. Il pulsante Importa si attiva solo quando nessuna azienda è stata contrassegnata e avvia il programma di importazione degli archivi contabili. Il pulsante Esporta si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende e avvia il programma di esportazione dati. Per gli utenti con profilo di amministratore, nella parte alta di questa sezione è disponibile il pulsante Rilevatore, che consente di filtrare l’elenco delle aziende associate ad un determinato utente/rilevatore. È possibile ricercare un utente contenuto in questo campo digitando il codice utente comprensivo del codice regionale UE.

Nella parte bassa della maschera sono collocati i pulsanti di gestione. Con il pulsante Report può essere visualizzato, ed eventualmente stampato e/o esportato, il report contenente l’elenco di tutte le aziende inserite dall’utente, o di tutte le aziende registrate nel database (solo per gli utenti amministratori).

Nei successivi accessi a GAIA, quando è stata creata almeno un’azienda, viene aperta la maschera Scelta Rapida; essa consente di selezionare rapidamente l’azienda su cui lavorare tra quelle attivate nelle ultime sessioni di lavoro, scegliendo una delle quattro opzioni proposte. Per default è attiva l’opzione “Apri l’ultima azienda” e immediatamente sotto la sua denominazione.

  • La maschera Scelta rapida

  • Crea nuova azienda, avvia la procedura guidata per creare l’anagrafica del contesto aziendale, attivabile con la combinazione Ctrl+N. Quando l’utente entra per la prima volta in GAIA questa opzione diventa l’unica scelta possibile.

  • Apri elenco aziende, apre la maschera Gestione aziende, attraverso la quale è possibile selezionare un altra azienda tra quelle registrate in precedenza dall’utente collegato, questa opzione può essere attivata anche con la combinazione di tasti Ctrl+E.

  • Apri ultima azienda, nel caso in cui si sia aperta una o più volte una stessa azienda, questa opzione consente la visualizzazione della stessa digitando la combinazione dei tasti Ctrl+U, negli accessi successivi al primo questa opzione è pre-selezionata per default.

  • Apri azienda recente, consente di scegliere tra le ultime cinque aziende aperte dall’utente. La lista posta sotto questo campo opzione propone oltre al nome dell’azienda anche l’esercizio contabile, il codice azienda e lo stato dell’esercizio contabile, la scelta può essere attivata premendo contemporaneamente i tasti Ctrl+R.

La scelta può essere confermata con il pulsante Ok oppure facendo direttamente il doppio click su una delle voci di opzione. Quando si lavora più volte sulla stessa azienda, ad ogni accesso basta premere il pulsante Invio per accettare la selezione e chiudere la maschera di Scelta rapida.

Approfondiamo di seguito le operazioni da svolgere nei due differenti contesti in cui ci si trova per avviare la registrazione dei dati aziendali: Creare un’azienda ed Aprire un’azienda.

Creare l’anagrafica di un’azienda

Le maschere del contesto aziendale consentono la registrazione delle informazioni anagrafiche dell’azienda in conformità sia alla metodologia contabile INEA sia alla struttura del fascicolo aziendale. Le tre maschere del contesto (Impresa, Azienda e Centri aziendali) vengono generate dalla procedura guidata che può essere avviata da tre diversi punti:

  1. dall’opzione Crea una nuova azienda della maschera Scelta rapida;

  2. dal pulsante Nuova azienda dellamaschera Gestione aziende;

  3. dal comando Nuova Azienda del menu File.

Nel primo e nel terzo caso, prima che venga avviata la procedura guidata, il programma richiede, attraverso la maschera Scelta esercizio contabile, la selezione di un anno oppure, se non è presente nella lista, la creazione di uno nuovo anno. Nella maschera Gestione aziende, invece l’esercizio va scelto tra quelli presenti nello specifico riquadro posto in alto a sinistra, oppure se non esiste può essere inserito cliccando sul pulsante aggiungi simboleggiato con +.

Una volta selezionato l’esercizio su cui operare prende avvio la procedura guidata. Se nel computer è stata copiata la versione aggiornata del file dei codici azienda (file gaia_codici.ini per l’esercizio selezionato e per l’utente connesso), la procedura guidata viene anticipata da un passaggio preliminare che consente di selezionare dalla lista un’azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici copiato in precedenza nella cartella di GAIA; l’azienda è facilmente individuabile attraverso il codice azienda, il CUAA, la denominazione e il Comune (nella lista sono presenti anche i dati tipologici: OTE e UDE).

  • La seleziona di un’azienda dall’elenco codici Inea

Se si prosegue confermando la selezione, viene saltato il primo step della procedura guidata, si passa direttamente al secondo passaggio, quello della creazione dell’anagrafica dell’impresa, con alcuni campi già precompilati sulla base dei dati presenti nel file gaia_codici. Se invece si ignora questo passaggio si passa al primo vero step della procedura guidata, ossia quello che appare agli utenti che non hanno copiato il file gaia_codici fornito dalla sede regionale dell’INEA.

La presenza del file gaia_codici è importantissimo per i rilevatori della rete RICA, in quanto assicura la perfetta attribuzione dei codici azienda assegnati dalla sede regionale dell’INEA. Per motivi strutturali del database e per evitare conflitti di integrità referenziale il codice azienda non può essere corretto una volta completata la procedura guidata.

Per i rilevatori della rete RICA che per qualsiasi motivo non riescono ad utilizzare il file gaia_codici, è fondamentale assicurarsi la corretta digitazione del codice azienda. Dopo la procedura guidata delle aziende assegnate dalla sede regionale dell’Inea i rilevatori della rete RICA devono trasmettere a quest’ultima via email il file prodotto dal report della maschera Gestione Aziende. Solo dopo la convalida dell’INEA può avere inizio la registrazione della contabilità delle aziende RICA.

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  • Primo passo della procedura guidata

  1. Il primo dei tre passi della procedura guidata obbliga a creare ex-novo l’anagrafica dell’impresa (opzione Nuova Impresa). Ricordiamo che per l’indagine RICA l’unità di rilevazione è l’azienda e non l’impresa. Quindi in ambito RICA non si possono creare aziende con anagrafiche di imprese associate ad altre aziende.

  • Secondo passo della procedura guidata

  1. Nel secondo passaggio devono essere inserite le informazioni per creare l’anagrafica dell’impresa, che per gli utenti della rete RICA risulta essere in parte precompilata se si seleziona un’azienda dal file gaia_codici. Una volta completato l’input dei dati, oppure corretti o accettati quelli presenti, con il pulsante Avanti si conferma il passaggio allo step successivo. Prima di accedere al terzo punto, la procedura controlla che tutti i campi siano compilati correttamente. Ovviamente in qualsiasi momento è possibile tornare indietro oppure annullare completamente la procedura guidata. In questo passaggio occorre fare attenzione alla selezione della forma di conduzione che deve essere coerente con la forma giuridica, come pure il titolo del rappresentante legale varia in funzione del tipo di impresa.


  • Terzo passo della procedura guidata

  1. Al terzo passaggio la procedura propone, per la creazione dell’anagrafica dell’azienda, i campi Denominazione, Provincia, Comune ed Indirizzo vengono precompilati dalla procedura in base ai dati immessi nel punto precedente oppure derivanti da un’impresa selezionata nel primo passaggio. Questi campi possono essere confermati o modificati. Una volta selezionato il Regime IVA dell’agricoltura e l’eventuale Regime IVA delle attività connesse, occorre inserire i codici azienda. Il codice INEA (RICA) è obbligatorio e non potrà essere modificato una volta completata la procedura guidata. Il codice ISTAT invece è facoltativo e può essere omesso. Nel caso di un utente della rete RICA che ha selezionato l’azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici, questi due campi vengono mostrati già precompilati con il campo codice INEA bloccato. Agli utenti fuori dalla rete RICA invece viene proposto un solo campo Codice. Al termine di questo terzo ed ultimo passaggio, dopo aver confermato con il click sul pulsante Fine, se non vi sono errori o dati mancanti, il sistema avverte l’utente che la procedura guidata è stata completata correttamente, e che è stata creata anche l’anagrafica di un Centro aziendale temporaneo, con gli stessi dati dell’anagrafica dell’azienda (Comune ed indirizzo).

Con la procedura guidata vengono impostati i parametri di base dell’attività contabile. Nella fase di avvio l’utente viene guidato all’inserimento dei dati necessari per creare il contesto aziendale. Successivamente nella specifica sezione dell’albero di navigazione si dovrà completare l’inserimento dei dati del contesto aziendale. Grazie alla procedura guidata gli errori vengono segnalati in modo da renderne immediata l’individuazione e consentire la facile correzione man mano che i dati vengono inseriti nei successivi passi della procedura.

Quando si deve creare una nuova impresa devono essere forniti i dati necessari per costruire l’anagrafica. Per una descrizione analitica delle informazioni da immettere in questa fase si veda il paragrafo “Il contesto aziendale”.

Una volta completata la procedura guidata, tutti gli altri dati che compongono le anagrafiche dell’impresa, dell’azienda e del centro aziendale vanno completati ed aggiornati attraverso le rispettive maschere della sezione Contesto aziendale dall’albero di navigazione.

 

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