USO AUTONOMO DI GAIANel caso intende utilizzare in autonomia il programma GAIA, è sufficiente scaricare il software dal sito è seguire le istruzioni per l’installazione. GAIA è dotato di una guida molto dettaglia, anche di tipo contestuale che consente di apprendere il suo funzionamento in modo veloce.
La struttura delle maschere e le modalità di inserimento dei dati agevolano la fase di autoapprendimento. Pur essendo un software di contabilità in partita doppia, GAIA non richiede conoscenze di tipo ragionieristico, è sufficiente avere padronanza dei termini tecnici della gestione aziendale e il flusso delle informazioni.
Il CREA fornisce, agli utenti che utilizzano GAIA, una assistenza tecnica online sia nella fase di installazione del programma, sia per la risoluzione di eventuali malfunzionamenti oppure per avere chiarimenti su specifici aspetti metodologici.
Prima di procedere con il download del programma di installazione è necessario leggere con attenzione le istruzioni e la licenza d’uso di GAIA.
Istruzioni per l’installazione di GAIA
La registrazione dei dati in GAIA non richiede molto impegno se non il primo anno di impianto della contabilità, in occasione del quale occorre redigere gli inventari iniziali (cespiti ed anagrafiche) e registrare le principali informazioni sull'organizzazione e sulla struttura della propria azienda.
Gli anni contabili successivi al primo anno di adesione alla RICA, la quantità di dati ed informazioni da inserire è molto ridotta in quanto GAIA presenta una gestione automatizzata delle operazioni di chiusura e apertura del un nuovo esercizio contabile, di collegamento del piano conti rispetto alla struttura del bilancio, di gestione delle informazioni storicizzate, di calcolo del piano di ammortamento sia dei cespiti che dei debiti di finanziamento, di calcolo dei valori delle giacenze finali dei magazzini dei mezzi tecnici.
I dati richiesti da GAIA possono essere rilevati e registrati sia in modo cronologico (ad esempio settimanalmente o mensilmente) oppure riportare, periodicamente, i fatti fondamentali nella modulistica messa a disposizione dal CREA scaricabile qui.
Occorre precisare che GAIA, pur essendo un software di contabilità in partita doppia non può sostituire i software commerciali utilizzati per adempiere agli obblighi di contabilità IVA e agli altri impegni richiesti dalla normativa vigente per le imprese agricole, né risulta possibile importare in automatico in GAIA i dati gestiti da questi software oppure presenti in particolari base dati aziendali.
I dati della contabilità fiscale sono importanti, ma rappresentano una parte del quadro informativo richiesto dalla metodologia RICA-Italia. In GAIA, oltre alle entrate e alle uscite, è necessario, quindi, registrare una serie di informazioni ed eventi di natura prettamente tecnica ed agronomica. Come ad esempio il riparto della superficie agricola, la gestione e la consistenza degli allevamenti, la movimentazione interna dei prodotti aziendali e dei mezzi tecnici, il conferimento dei prodotti, la ripartizione di costi ai singoli processi produttivi realizzati nel corso dell’anno contabile, la concessione degli aiuti pubblici, l’impiego della manodopera aziendale, la prestazione di servizi connessi alle attività agricole.
In definitiva, per la metodologia RICA-Italia, è fondamentale rilevare parallelamente ai fatti di natura contabile (entrate ed uscite) anche e soprattutto gli aspetti tecnici della gestione aziendale della propria impresa agricola. Una buona parte delle informazioni possono essere desunte, soprattutto nel primo anno di impianto della contabilità, dal Fascicolo Aziendale, generalmente gestito dai Centri di Assistenza Agricola (CAA). Altre importanti fonti informative sono rappresentate ad esempio dal libro di stalla, dal quaderno di campagna, dalle domande di aiuto, dalla documentazione tecnica e contabile tenuta internamente all'azienda.
GAIA è dotato di un modulo, denominato GAIATEST, che consente di individuare eventuali errori formali (assenza di dati fondamentali) oppure di segnalare possibili anomalie che possono essere confermate dalle reali condizioni della gestione aziendale (es. mancata produzione, ecc.).
Potrebbe essere quindi necessario correggere o confermare alcune segnalazioni al fine di rispettare i principi e le regole della contabilità secondo la metodologia RICA-Italia.
Nel caso quindi di adesione e accettazione delle regole di registrazione dei dati in GAIA è necessario condividere con il referente regionale dell’indagine RICA i tempi e le modalità per trasmettere gli archivi contabili prodotti da GAIA.
Gli archivi della contabilità devono essere, generalmente, trasmessi a messo posta elettronica entro il primo quadrimestre successivo all'anno contabili di riferimento.
Nel caso di registrazione cronologica dei dati in GAIA, occorre tenere presente uno dei principi fondamentali della metodologia RICA-Italia rappresentato dal principio della competenza economica.
Nei primi capitoli della Guida in linea di GAIA vengono illustrati i principi e le regole che sono alla base della metodologia RICA-Italia. Dal link seguente può consultare l’intera guida del programma.