Macchine ed attrezzi di campo

In questa maschera deve essere registrato l’intero parco macchine: sia quelle motrici (trattori, motocoltivatori, mietitrebbie, motoveicoli, ecc.) sia le macchine operatrici (trainate o portate), indipendentemente dal titolo di possesso. Il nome della maschera “Macchine ed attrezzi di campo” esplicita che si tratta generalmente di macchine utilizzate per i lavori effettuati nei campi (semina, raccolta, trattamenti, e altre lavorazioni); ovviamente possono esserci casi in cui alcune macchine o attrezzi siano utilizzate prevalentemente o esclusivamente all’interno dei centri aziendali (ad esempio il motocarro per la cantina, ecc.).

Il programma offre un aiuto all’inserimento dei dati, prevedendo l’individuazione della singola macchina per approssimazioni successive, onde evitare che la scelta venga effettuata nell’ambito di una lista molto numerosa.

Prima si individua la tipologia, selezionando tra le alternative riportate nel menù a tendina del campo tipologia. Successivamente, nell’ambito della tipologia selezionata, si indica la macchina specifica tra le alternative riportate nel menù a tendina del campo macchina. Individuata la macchina si procede con l’inserimento delle altre informazioni necessarie.

In realtà la procedura consente anche di selezionare direttamente la specifica macchina, provvedendo in questo caso a compilare in automatico il campo precedente (Tipologia).

La classificazione delle macchine agricole adottate in GAIA è consultabile aprendo ed eventualmente stampando il relativo report del menu Stampe attraverso il comando Tabelle->Tecniche->Macchinari.

Per le macchine in proprietà la registrazione può essere effettuate direttamente in questa maschera, richiamata dall’albero di navigazione, solo nella fase di impianto. Le macchine in affitto (leasing) o comodato gratuito invece vanno registrate sempre in questo contesto, indipendentemente dallo stato dell’esercizio contabile.

Pertanto, solo nella fase di impianto possono essere effettuate le cancellazioni di registrazioni errate prima della chiusura dell’esercizio contabile. Negli anni successivi (stato A) invece, le macchine provenienti dall’anno precedente possono essere movimentate solo da prima nota (per le macchine in proprietà) oppure deve essere utilizzato il campo “stato” della maschera per dismettere le macchine in affitto o comodato.

Considerata l’impostazione metodologica, è importante porre la massima attenzione nella registrazione dell’inventario iniziale; infatti le macchine di proprietà non inventariate al momento dell’impianto della contabilità, una volta riaperto il nuovo esercizio contabile, possono essere inserite solo ed esclusivamente attraverso movimentazioni contabili (acquisti o donazioni). Nel caso di una macchine in proprietà il cui valore di acquisto assume una certa entità, pur non essendo GAIA una contabilità fiscale, la registrazione “fittizia” di un acquisto comporta inevitabilmente un grave errore nei risultati contabili finali.

La maschera di anagrafica delle macchine e attrezzi di campo

 

Tipologia

Classe della macchina da selezionare tra le voci elencate nella lista a tendina. Le macchine sono aggregate in più tipologie, ad esempio le trattici, operatrici agricole semoventi, gli automezzi e le semoventi non agricole. Individuata la tipologia, all’interno di essa, si seleziona la macchina. Alla riapertura (stato A) questo campo è bloccato. Al momento della registrazione, questo campo può essere anche tralasciato e iniziare l’input selezionando il tipo di macchina direttamente nel campo successivo, la tipologia viene precompilata dal programma.

Macchina

Tipo specifico da scegliere tra l’elenco di voci che appaiono in relazione alla scelta della tipologia. Se si è selezionata la tipologia, l’elenco delle macchine risulta filtrato in funzione della tipologia, invece se si cerca una macchina senza aver scelto la tipologia la lista si presenta molto più estesa. L’auto compilazione del campo facilita comunque la ricerca. All’uscita da questo campo viene eventualmente compilata la tipologia, e mostrata in automatico sia la durata tecnica che la percentuale di ammortamento associate al tipo di macchina. Campo bloccato con lo stato A dell’esercizio contabile.

Potenza (kw ; cv)

La forza motrice è espressa sia in chilowatt che in cavalli vapore. La procedura effettua la conversione in automatico (1 KW=1,35 CV) Pertanto è sufficiente inserire uno dei due valori, per avere calcolato l’altro in automatico. Con lo stato A, la potenza può essere modificata solo in casi eccezionali (ad esempio sostituzione del motore di un trattore), modifica che richiede obbligatoriamente l’attribuzione dei costi e delle spese di manutenzione straordinaria attraverso la relativa maschera delle manutenzioni straordinarie posta nelle operazioni di fine esercizio.

Anno fabbricazione

Riportare l’anno di fabbricazione, che normalmente è indicato nel libretto di circolazione. Per la macchine acquistate nuove l’anno di fabbricazione coincide con l’anno di immatricolazione. Per le macchine acquistate usate, ovviamente l’anno di fabbricazione è inferiore all’anno di acquisto. Campo bloccato nell’esercizio contabile in apertura (stato A).

Nome/descrizione

Testo descrittivo personalizzato dall’utente, che serve anche a differenziare le macchine aventi medesime caratteristiche. Il software in automatico riporta in questo campo la stessa dizione del campo macchine, liberamente modificabile. Per una migliore gestione sia delle operazioni contabili (vendita di macchine) che tecniche (manutenzioni straordinarie), e per una veloce lettura dei report, è consigliabile utilizzare denominazioni appropriate e coerenti con i tipo di macchina. Nel caso di registrazioni in cui vi sia una singola macchina o attrezzo per tipo, può essere lasciata la denominazione proposta al momento della creazione dell’anagrafica.

Titolo possesso

Le opzioni sono: proprietà, affitto, comodato – uso gratuito. Le macchine possedute con un contratto di Leasing devono essere registrate in affitto. Con lo stato A questo campo è bloccato per le macchine registrate negli esercizi contabili precedenti. E’possibile inserire direttamente in questa maschera le nuove macchine acquisite con contratto di affitto, leasing o comodato. Le macchine in proprietà acquistate negli esercizi contabili con lo stato A, possono essere registrate in anagrafica solo con operazioni di prima nota (acquisto o donazione). Negli esercizi contabili successivi all’impianto (stato A), è possibile registrare il passaggio di proprietà di una macchina detenuta con un contratto di affitto/leasing o in comodato, attraverso l’operazione di acquisto della prima nota. Se viene selezionato il titolo di possesso affitto o comodato, all’uscita da questo campo, la percentuale proprietà, la percentuale di ammortamento e valore di acquisto vengono bloccati.

Proprietà (%)

Quota di proprietà posseduta dall’azienda. Un valore inferiore al 100% deve trovare giusta relazione con il valore di acquisto, ossia una macchina in comproprietà al 50% richiede la registrazione del valore di acquisto o costo storico anch’esso al 50% del costo reale.

Durata tecnica

Ciclo di vita tecnica espresso in anni. Al momento della registrazione di una nuova macchina, la procedura in automatico propone la durata associata al tipo di macchina, dato che può essere confermata o modificata liberamente dall’utente, qualora la durata effettiva del bene sia diversa da quella proposta. La modifica diventa obbligatoria quando nel successivo campo durata futura il valore è negativo (uno specifico messaggio avverte l’utente del dato anomalo). Infatti, all’uscita da questo campo viene compilato automaticamente anche il successivo campo Durata futura, sulla base dell’anno di fabbricazione, l’anno contabile e la durata tecnica.

Ammortamento (%)

Quota di ammortamento finanziario annuo, che rappresenta il costo fisso da imputare all’esercizio corrente. Questo campo, il cui valore viene proposto in automatico al momento della scelta del tipo di macchina, si attiva solo per le macchine in proprietà. Tale percentuale viene utilizzata dalla procedura per calcolare il fondo ammortamento sulla base del valore di acquisto (costo storico), l’anno di acquisto e l’esercizio contabile in atto. Negli esercizi contabili con lo stato A questo campo non può essere modificato.

Durata futura

Calcolata in automatico. Nel caso in cui la durata futura risulti inferiore a zero, occorre aumentare la durata tecnica della macchina in relazione al tempo trascorso dall’anno di fabbricazione all’anno contabile in corso. Quindi la durata futura potrebbe variare anche in funzione della correzione apportata all’anno di fabbricazione (correzione quest’ultima possibile solo all’impianto delle contabilità).

Valore a nuovo

Il valore a nuovo è il prezzo corrente della macchina/attrezzatura riferito all’esercizio  oggetto di rilevazione. Per le macchine non più in produzione si intende il valore di una macchina nuova con caratteristiche tecniche e di potenza molto simile a quella in registrazione.Tale valore è facilmente reperibile sulle riviste e sui siti web specializzati. Il valore a nuovo, negli esercizi successivi all’impianto della contabilità, può essere aggiornato in relazione alla variazione dei prezzi di mercato, anche se il suo aggiornamento non determina una variazione del valore di acquisto. Nella sola fase di impianto della contabilità, nella registrazione di una macchina o di un attrezzo, all’uscita da questo campo, la procedura propone in automatico il valore di acquisto in relazione all’anno di acquisto, l’anno contabile in corso, e l’indice dei prezzi precaricato nel sistema. Il valore a nuovo viene richiesto per tutte le tipologie di macchine e attrezzi indipendentemente dal titolo di possesso. Valore oggetto di verifica da parte di controlli interaziendali.

Anno di acquisto

Indicare l’anno in cui si è entrati in possesso della macchina o dell’attrezzo, sia se acquistata (macchina in proprietà), sia se acquisita mediate contratto di affitto/leasing oppure concessa in comodato d’uso gratuito. Questo valore non può essere anteriore all’anno di costituzione dell’azienda, e ne superiore all’esercizio contabile. L’anno di acquisto è l’informazione di base, insieme al valore storico e la percentuale di ammortamento, per il calcolo del relativo fondo di ammortamento del cespite. Quando si registra l’acquisto di una macchina da prima nota, questo campo viene compilato e bloccato dal programma.

Valore d’acquisto

Il valore di acquisto è la spesa sostenuta al momento dell’acquisto della macchina. La procedura, in considerazione della possibile mancanza di documentazione storica a supporto, calcola il valore di acquisto in automatico sulla base dei valori riportati negli altri due campi della maschera (anno di acquisto e valore a nuovo) e tenendo conto degli indici dei prezzi precaricato nel sistema. Il valore può essere comunque modificato solo all’impianto della contabilità. Alla riapertura, stato contabile “A”, il campo è bloccato e il valore storico può essere modificato attraverso le procedure automatizzate di rivalutazione e svalutazione dei terreni aziendali. Ovviamente questo campo viene abilitato solo se viene indicato nel campo precedente il titolo di possesso di proprietà.

Nel caso di cespiti acquistati usati (cioè quando l’anno di acquisto è successivo a quello di fabbricazione) sarà necessario modificare il valore d’acquisto che viene calcolato automaticamente dalla procedura. Nel caso in cui il costo storico del cespite non è noto, il valore può essere stimato simulando una registrazione in cui l’anno di acquisto coincide con l’anno di fabbricazione. Il valore così ottenuto può consentire, in base agli anni di utilizzo del bene, di determinare una stima di massima del valore storico al momento dell’acquisto del cespite.

Utilizzo in azienda (ore)

Indicare il numero di ore di utilizzo della macchina in azienda nell’esercizio contabile in corso. L’informazione è importante soprattutto per le macchine motrici, nel caso in cui si voglia elaborare queste informazioni al fine di valutare l’efficienza economica di alcune macchine in dotazione, indipendentemente dal titolo di possesso. Questa informazione deve essere coerente con le ore di lavoro ripartite tra i processi produttivi (vegetali ed animali) nelle operazioni di fine esercizio.

Utilizzo terzi (%)

Quota percentuale di utilizzo annuo della macchina per lavori extra-aziendali (contoterzismo attivo con operatore); oppure il tempo, espresso in percentuale, che la macchina o l’attrezzo è concessa temporaneamente ad altri soggetti esterni all’azienda senza operatore. Ovviamente nel caso vi sia un utilizzo presso terzi di macchine aziendali occorre registrare il tipo di servizio prestato nella maschera Servizi per attività connesse, in particolare il servizio Contoterzismo attivo, e di conseguenza l’eventuale ricavo attraverso la registrazione di prima nota.

Stato

Una macchina potrebbe trovarsi in una delle seguenti condizioni: in uso, in costruzione, concesso a terzi, cessato, inattivo, alternativa da selezionare tra quelle proposte nell’elenco del campo. All’impianto della contabilità va normalmente selezionato lo stato in uso; eccezionalmente può essere indicato lo stato inattivo oppure concesso a terzi, ossia macchine di proprietà dell’azienda ma non utilizzate nella gestione della propria azienda sia per motivi tecnici (inattivo) sia per motivi economici (concesso a terzi). La concessione a terzi a titolo oneroso comporta la registrazione del relativo ricavo da affitti attivi attraverso la specifica operazione di prima nota. Lo stato costruzione in economia non può essere mai indicato per le macchine motrici oggetto di immatricolazione; possono invece essere eccezionalmente registrate come costruzioni in economia solo alcuni attrezzi, come ad esempio un erpice, un rullo, un carrello, ecc. Nello stato di apertura per le macchine provenienti dall’esercizio precedente, lo stato cessato può essere selezionato solo per le macchine non in proprietà (cessione del contratto di affitto o di leasing, o restituzione di una macchina usata in comodato d’uso gratuito). Per le macchine in proprietà la cessazione può essere registrata solo da prima nota attraverso la relativa operazione contabile di vendita, donazione, eliminazione, ecc. La selezione degli stati elencati in questo campo sono in stretta correlazione, con lo stato dell’esercizio contabile e il titolo di possesso. Ad esempio al momento della registrazione di una macchina, di proprietà, all’impianto della contabilità lo stato “Cessato” non può essere selezionato, può essere selezionato invece nello stato aperto dell’esercizio contabile per le sole macchine non in proprietà.

Quando viene modificato lo stato da in uso a cessato la procedura automaticamente non riproporre nell’esercizio contabile successivo le macchine cessate, siano esse in proprietà (quindi vendute) siano esse in affitto o in comodato. La cessione nel corso dell’esercizio, indipendentemente dalla data della cessione, non determina però alcuna variazione dello stato patrimoniale; ossia il cespite, in questo caso la macchina o l’attrezzo, viene considerato sempre in uso nell’esercizio contabile in atto.

Le informazioni memorizzate attraverso la maschera dell’anagrafica delle macchine aziendali vengono elaborate dalla procedura ed elencate nella specifica stampa a video che può essere aperta cliccando sul relativo pulsante Report della maschera.

Nel report vengono elencati le singole macchine, ordinati per tipologia, e per ognuna delle quali viene stampata la denominazione, la potenza, l’anno di acquisto, il valore storico, il valore a nuovo, la durata futura e lo stato.

Nel piè di report sono riportati i dati di sintesi, il grafico a torta che mostra l’incidenza delle diverse tipologie di macchine in termini di valore a nuovo, indipendentemente dal titolo di possesso o l’eventuale cessione avvenuta nel corso dell’esercizio contabile. Nella tabella di sintesi delle tipologie di macchine sono riportati subtotali delle potenze e dei valori.

Report dell’anagrafica delle macchine e attrezzi