Entro il primo mese di conferimento dell’incarico di rilevazione l’ufficio contabile regionale RICA è chiamato a verificare in GAIA la compilazione completa delle anagrafiche e degli inventari per le aziende rilevate per la prima volta. Per quelle già rilevate con GAIA negli anni precedenti, gli inventari iniziali, gestiti automaticamente in GAIA, corrispondono sostanzialmente a quelli di chiusura dell’anno contabile precedente. Nella fase di rilevazione occorre comunque registrare le eventuali variazioni patrimoniali ed aggiornare le anagrafiche (es. aderenza ad associazioni, componenti la manodopera, certificazioni aziendali, cessazione contratti di affitto, ecc.).

Tale fase di verifica offre la possibilità all’ufficio regionale RICA di monitorare correntemente l’attività di rilevazione, al fine di evitare ritardi nella restituzione degli archivi contabili.

Per la realizzazione di questa attività gli uffici contabili regionali richiederanno ai rilevatori copia degli archivi in fase di compilazione [1].

Un monitoraggio permanente, eseguito periodicamente dall’Ufficio centrale RICA consente di rilevare a livello nazionale l’esistenza di eventuali problematiche e/o emergenze su cui intervenire tempestivamente. Al tempo stesso, tale monitoraggio consentirà anche di avvicinarsi alle fasi di chiusura dell’esercizio contabile senza incappare in improvvisi ritardi nella consegna degli archivi contabili aziendali.

.

Ruolo coinvolti	Attività
Rilevatori	Compilano in GAIA le maschere delle anagrafiche e degli inventario delle aziende contabilizzate per la prima volta (per quelle vecchie l’aggiornamento è già contenuto negli archivi di GAIA). Trasmettono gli archivi  di GAIA delle sole nuove aziende all’ufficio regionale RICA.
Ufficio regionale RICA	Raccoglie gli archivi contabili e verificano la corretta compilazione degli stessi. Effettua un monitoraggio costante sull’attività di rilevazione. Interviene in prima battuta in caso di eventuali problematiche rilevate in fase di raccolta dati. Il referente RICA regionale (anche in qualità di direttore di esucuzione) interviene direttamente in caso di inadempienza del rilevatore, che se non colmata può condurre alla rescissione dell’incarico.
Ufficio centrale RICA	Comunica all’Amministrazione del CREA-PB l’eventuale inadempienza del rilevatore segnalata dal referente RICA regionale, al fine di una conclusione della collaborazione Provvede ad un monitoraggio permanente delle fasi di rilevazione, al fine di individuare l’esistenza di eventuali problematiche e/o emergenze su cui intervenire in tempo utile.

.

[1] In Gaia è presente una specifica funzione di esportazione degli archivi, grazie alla quale i rilevatori hanno la possibilità di continuare la raccolta dei dati senza che subiscano alcuna interferenza dall’attività di controllo effettuata.