La finestra principale
Per accedere alla finestra principale del programma bisogna aver creato almeno un’azienda attraverso la procedura guidata, oppure aver selezionato un’azienda dalla maschera Gestione aziende o dalla maschera Scelta rapida che abbiamo visto nei paragrafi precedenti.
Dopo aver selezionato un’azienda viene aperta la finestra principale del programma attraverso la quale si può accedere alle singole maschere di immissione dati. GAIA è strutturato come qualsiasi altro programma sviluppato secondo lo standard Windows.
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La finestra principale con alcune maschere aperte
La finestra principale è delimitata in ’alto dalla barra del programma, dalla barra dei menu, dalla barra degli strumenti, e in basso dalla barra di stato.
Nella barra del programma viene visualizzata la versione di GAIA, il nome dell’azienda, l’esercizio contabile e una lettera (I, A o C) che rappresenta lo stato della contabilità. In questo modo l’utente ha sempre in primo piano il l’azienda sulla quale sta lavorando, anche quando tutte le altre maschere sono chiuse. Nella barra del programma, secondo gli standard Windows, sono presenti, sul lato sinistro, il menu di controllo, e sul lato destro i pulsanti riduci a icona, ridimensiona e chiudi.
La barra dei menu è composta da sei voci a tendina che possono essere attivate con la combinazione dei tasti Alt + la lettera che appare sottolineata. La suddetta barra può essere attivata con il mouse oppure con la combinazione dei tasti Ctrl+F10. Alcuni comandi dei menu si attivano solo quando viene aperta un’azienda. Altri si attivano o si disattivano in relazione al contesto operativo.
Il Menu File include i comandi Apri Gestione aziende, Nuova azienda, Chiudi azienda, Importa dati, Esporta Dati,Controlli di qualità, File codici INEA, Estrazione ed elaborazione dati avanzata (solo per gli utenti amministratori), Connetti come altro utente, , ed in fondo alla lista il comando Esci. Quest’ultimo comando consente di chiudere il programma, in alternativa si può utilizzare la combinazione di tasti Alt+F4.
I comandi Apri Gestione aziende, Nuova azienda, Importa dati ed Esporta Dati, si attivano solo quando non ci sono aziende aperte, il primo apre la maschera Gestione aziende, mentre il secondo avvia la procedura guidata per creare il contesto aziendale di una nuova azienda.
Il comando Importa dati avvia il programma di importazione degli archivi contabili. Viene richiesto di indicare, attraverso la finestra di dialogo, la cartella dove si trova file in formato zip da importare. Per maggiori dettagli sulle modalità di importazione si rinvia ai capitoli successivi di questa Guida.
Il comando Esporta dati apre la maschera Gestione aziende dove poter selezionare le aziende da esportare. In questo caso questa maschera presenta il solo pulsante Esporta visibile.
Il comando Controlli di qualità apre a sua volta due comandi: Controlli azienda attiva e Controlli aziende utente. Il primo si attiva quando c’è un’azienda aperta in GAIA. Questo comando avvia il programma dei controlli di qualità aziendali denominato GAIATEST attraverso il quale possono essere eseguiti i controlli formali e di plausibilità dei dati aziendali e i controlli interaziendali. Per maggiori informazioni sull’utilizzo di GAIATEST si rimanda all’help in linea del programma.
Il comando Controlli aziende utente si attiva invece quando non ci sono aziende aperte. Anche questo comando avvia il programma GAIATEST, attraverso il quale l’utente può selezionare su quali aziende eseguire i controlli aziendali e interaziendali.
Il comando File codici INEA apre la finestra di dialogo che consente di ricercare il file gaia_codici da importare in GAIA. In realtà si tratta di un’azione di copia del file da una cartella esterna alla cartella di GAIA. Quando si copia il file gaia_codici, eventuale file presente ne viene fatta copia dello stesso nella stessa cartella. Ricordiamo che il file gaia_codici è fondamentale per gli utenti della rete RICA sia per la corretta assegnazione dei codici azienda da parte della sede regionale INEA sia per evitare di rischiare di non poter importare a livello regionale e centrale archivi di aziende con codici aziende non univoci a livello regionale (codici azienda erroneamente duplicati).
Il comando Connetti come altro utente consente di riavviare GAIA e connettersi con l’account di un altro utente.
Il menu Prima nota contiene i comandi Nuove registrazioni, Ricerca registrazioni, Stampa di controllo, che consentono rispettivamente di ricercare il conto dove effettuare una nuova registrazione contabile, avviare la ricerca delle registrazioni già effettuate in precedenza, ed infine di visualizzare e stampare tutte le operazioni contabili filtrate in base alle proprie esigenze.
Nel Menu Strumenti sono elencati i comandi Dati utente, (che diventa Gestione utenti per gli utenti con profilo amministratore) Opzioni di Semplificazione,Costo Lavoro Aziendale,Rivalutazione / svalutazione cespitiegeoreferenziazione dei centri aziendali, Divisione appezzamenti, Divisione piantagioni, Esegui backup, Copia ultimo backup su disco esterno, Verifiche dati anomali, Georeferenziazione
Con il comando Copia ultimo backup su disco esterno consente di copiare l’ultimo backup eseguito da GAIA in una cartella personale. Questa operazione è fondamentale nel caso in cui si debba disinstallare GAIA oppure per recuperare archivi contabili in computer danneggiati oppure nei casi in cui GAIA non possa essere avviato normalmente.
Il comando Verifiche dati anomali che consente, quando non è aperta alcuna azienda, di correggere in automatico una serie di dati anomali presenti nel database connesso a GAIA.
Il comandoGeoreferenziazione consente di indicare su una mappa il punto in cui è situato il centro aziendale.
Il comando Dati utente consente, agli utenti con profilo Standard, di modificare alcuni dati dell’anagrafica, non è possibile cambiare il codice utente e la sede regionale. Per maggiori dettagli sulla gestione degli utenti si veda più avanti in questo capitolo.
Il comando Gestione utenti consente, agli utenti con profilo di amministratore, di modificare il profilo degli utenti standard ed associare a questi imprese registrate da altri utenti.
Il comando Opzioni di Semplificazioneapre la relativa maschera doveè possibile scegliere di visualizzare o meno determinate maschere in relazione alle attività praticate in azienda. In sostanza, se una delle attività elencate non viene praticata, si può scegliere di non visualizzare la relativa maschera delle anagrafiche ed i corrispondenti conti della registrazione contabile e le relative voci della gestione tecnica.
Il comando Costo lavoro aziendale apre la maschera corrispondente attraverso la quale è possibile registrate il costo del lavoro aziendale, distinto tra lavoro uomo e lavoro macchine. Questi dati vengono utilizzati nel calcolo del Reddito Operativo dei processi produttivi (Margini Lordi). Se non vengono registrati questi dati i relativi report dei margini lordi non possono essere visualizzati.
Il comando Rivalutazione / svalutazione cespiti apre la relativa maschera che consente di rivalutare a prezzi correnti i cespiti di proprietà agendo sul valore a nuovo dei singoli beni patrimoniali materiali. Per maggiori dettagli si rimanda ai capitoli successivi di questa Guida.
Il comando Georeferenziazione dei centri aziendali apre la corrispondente maschera che consente di individuare il punto geografico dove sono ubicati i centri aziendali. Per far ciò è necessario che il computer sia connesso ad internet e che il campo Indirizzo del centro aziendale sia digitato correttamente. Per maggiori dettagli si rimanda ai capitoli successivi di questa Guida.
Il menu Stampa include i comandi Bilancio CEE abbreviato, Bilancio INEA,Indici di Bilancio, Bilancio di Verifica, Classificazione tiplogica, Ripartizione dei costi (con i comandi per aprire i report dei margini lordi), Fascicolo aziendale e Tabelle (per accedere all’elenco delle tabelle tecniche e contabili utilizzate in GAIA), il comando Verifica dati (che consente di vedere e stampare le tabelle di verifica dei dati registrati) ed infine i comandi Controlli di omogeneità e Controlli di continuità.
I comandi relativi ai Bilanci aprono i corrispondenti report degli elaborati finali della contabilità aziendale prodotti da GAIA. Attivando uno di questi quattro comandi vengono eseguite le operazioni di chiusura necessarie per elaborare correttamente i prospetti. Questa operazione potrebbe durare qualche minuto. Se si tenta di aprire un report di bilancio senza aver registrato alcun dato della contabilità il programma avvisa l’utente che non è possibile visualizzare correttamente il relativo report. Per maggiori dettagli sulle operazioni di fine esercizio si vedano i capitoli successivi di questa Guida.
Il comando Ripartizione dei costi apre a sua volta un elenco di quattro comandi: Margini lordi delle colture, Margini lordi degli allevamenti, Costruzioni in economia e Manutenzioni straordinarie. I relativi report di questi comandi vengono aperti solo se sono stati registrati i dati nelle maschere delle Operazioni di fine esercizio. L’apertura dei report dei margini lordi vengono è condizionata anche dalla registrazione del costo del lavoro aziendale attraverso la relativa maschera accessibile dal menu Strumenti.
Il comando Fascicolo aziendale apre la relativa maschera attraverso la quale è possibile visualizzare e/o stampare i report che costituiscono il fascicolo aziendale di GAIA. La maschera consente di visualizzare un singolo report per volta, si possono scegliere alternativamente i singoli report da stampare. Con il pulsante Seleziona tutti vengono selezionati tutti i report attivi elencanti nella maschera, mentre con il pulsante Stampa viene inviato in stampa l’intero fascicolo a cui viene aggiunta anche la copertina del fascicolo.
Il comando Tabelle apre a sua volta due comandi: Contabili e Tecniche. Con il primo comando si apre l’elenco dei comandi che consentono di visualizzare e stampare le tabelle del Piano dei conti, delle Causali e delle Tabelle IVA. Attraverso il secondo comando si apre l’elenco delle voci che consentono di consultare e stampare le tabelle tecniche: dai Fabbricati ai prodotti principali e secondari.
Nel Menu Finestra, quando si aprono le maschere delle anagrafiche, si attiva i comandi: Sovrapponie Albero. Il primo consente di visualizzare le maschere a cascata partendo dall’angolo superiore sinistro, in modo che siano visibili il titolo e il bordo sinistro della maschera. Il comando Albero consente invece di attivare e portare il focus sull’albero di navigazione.
Il Menu Help è l’ultima voce della barra dei menu. Esso contiene una serie di comandi raggruppati per categoria. Il primo gruppo comprende i comandi Guida in linea GAIA e Guida rapida. Nel secondo gruppo sono elencati i comandi Aggiornamenti, GAIA online, Assistenza remota e Informazioni su Gaia.
Il comando Guida in linea GAIA apre la finestra del manuale in linea che presenta una struttura conforme allo standard degli help in ambiente Windows. Gran parte del contenuto di questa Guida di riferimento è disponibile anche nell’help in linea. La guida può essere consultato attraverso l’indice oppure si possono ricercare i termini inserendo una parola chiave nell’apposito campo Cerca.
Il comando Guida rapida si attiva solo quando sono aperte e attive le maschere delle anagrafiche. Cliccando su questo comando la freccia del mouse assume un aspetto simile al relativo pulsante. Cliccando sull’etichetta di un campo viene visualizzata una piccola finestra intitolata Guida sul campo nella quale viene riportata una breve descrizione del campo ed un esempio reale. Per chiudere la finestra basta cliccare una volta all’interno dell’area gialla.
Il comando Aggiornamenti apre la relativa maschera attraverso la quale è possibile ricercare, se il computer è connesso ad internet, eventuali aggiornamenti disponibili. L’utente può decidere di disabilitare la ricerca automatica deselezionando la relativa casella di controllo di questa maschera.
Il terzo gruppo di comandi del menu Help inizia con il comando GAIA online, cliccando su questo comando, se il computer è connesso ad internet, si accede al sito web di GAIA.
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La barra degli strumenti
Il comando Assistenza remota apre la relativa maschera che consente di ricevere dal Team di sviluppo il supporto tecnico online. Naturalmente questa tipo di assistenza è possibile solo se il computer è connesso ad internet e non vi siano blocchi da parte di sistemi di protezioni quali firewall o antivirus. La maschera riporta un codice che deve essere comunicato al servizio tecnico di GAIA che consente a quest’ultimi l’accesso diretto sul proprio computer, al fine della risoluzioni di eventuali malfunzionamenti o recupero dati.
Il comandoInformazioni su Gaia apre una finestra informativa del programma GAIA in cui sono riportati le versione installata e i gruppi di lavoro dell’INEA che hanno collaborato alla progettazione e realizzazione del software.
La barra degli strumenti, posizionata appena sotto la barra dei menu, consente, con l’uso del mouse, di accedere rapidamente alle finestre di dialogo e ad alcuni tra i comandi più usati. Sulla barra degli strumenti, andando da sinistra verso destra, ci sono dei pulsanti che corrispondono a opzioni dei menu. È sufficiente spostarsi sopra i pulsanti con il mouse e attendere qualche secondo per avere una breve descrizione della loro funzione.
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La barra degli strumenti
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Pulsanti e azioni
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Il pulsante |
consente di … |
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Aprire o chiudere l’albero di navigazione |
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Comprimere la struttura dell’albero di navigazione |
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Espandere la struttura dell’albero di navigazione |
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Aprire la maschera Gestione aziende |
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Chiudere l’azienda attiva |
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Avviare i controlli di qualità aziendali |
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Aprire la maschera Fascicolo aziendale |
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Aprire la maschera per la Ricerca dei conti da movimentare |
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Aprire la maschera di Ricerca dei conti movimenti |
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Aprire la pagina internet del sito GAIA |
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Aprire la guida in linea del programma |
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La barra di stato è fissa ed è posizionata nella parte inferiore dello schermo. Su di essa vengono visualizzate, da sinistra verso destra, i brevi suggerimenti (tooltips) del campo che ha il focus in quel momento.
Nella seconda casellina viene visualizzata la username dell’utente connesso, e in quella successiva il suo profilo.
Nella quarta casellina della barra di stato è visualizzato il codice dell’azienda, mentre nell’ultima casellina il tipo di indagine a cui afferisce l’azienda nell’ambito dell’indagine RICA.
L’Albero di navigazione
L’albero di navigazione rappresenta uno strumento indispensabile per l’utilizzo di GAIA, ed è una guida all’interno della procedura. Il suo scopo è quello di rendere più accessibile e veloce la navigazione all’interno del sistema e permettere una maggiore rapidità dell’addestramento. La suddivisione in rami gerarchici, con le voci raggruppate per aree funzionali, offre un quadro immediato del contesto operativo.
La sequenza con cui sono ordinate le voci dell’albero rispetta essenzialmente la logica con cui si sussegue il processo di rilevazione dei dati amministrativi, contabili e tecnici all’interno di un’azienda agricola. Seguendo con razionalità gli elementi proposti nell’albero di navigazione si riducono gli errori di registrazione e si velocizza la fase di data entry.
Una volta raggiunta una certa familiarità con il programma, l’albero consente di rilevare con una sola occhiata la maschera o la funzione da lanciare con un semplice clic del mouse. Le voci sono articolate in modo coerente con l’esigenza di ottenere una visione completa ed organica dell’azienda nei suoi aspetti tecnici e contabili, ma allo stesso tempo propongono all’utente un sistema flessibile ed immediato.
L’albero di navigazione viene compresso completamente all’apertura, ma a seconda le esigenze dell’utente, può essere nascosto, compresso o espanso, attraverso i primi tre pulsanti della barra degli strumenti.
La finestra contenente l’albero di navigazione può essere ridimensionata in larghezza, a seconda delle esigenze, per far spazio alle maschere aperte nell’area di lavoro, soprattutto con risoluzioni video molto basse.
Le icone poste sui nodi rappresentano il livello gerarchico dell’albero. Il primo livello è mostrato in grassetto e le relative icone consentono di comprimere o espandere le voci sottostanti. Il secondo livello è raffigurato dalle icone [] e []. Nel caso dell’icona con la freccia rivolta verso destra il clic sul nodo espande il terzo livello marcato con un punto elenco []. Esso rappresenta la voce dell’albero che apre, con un doppio clic del mouse o con il tasto Invio, le maschere di input oppure avvia una determinata funzione del programma.
La navigazione all’interno dell’albero può essere fatta con l’ausilio del mouse oppure con i tasti direzione (freccia su, freccia giù, destra, sinistra, inizio, fine). Premendo un tasto lettera corrispondente all’iniziale di una voce, il cursore si posiziona sulla voce corrispondente, confermando la selezione con il tasto Invio, a seconda del livello, si espande il nodo oppure si apre la relativa maschera.
Nella parte alta del riquadro che contiene l’albero di navigazione è presente una casella di ricerca che consente di ricercare velocemente una voce dell’albero digitando le prime lettere della voce ricercata e con il semplice pressione sul tasto Invio viene aperta immediatamente la relativa maschera. Questa casella di controllo può essere attivata, quando il focus di controllo è sull’albero di navigazione, digitando la combinazione di tasti Ctrl+R.
Alcune voci dell’albero di navigazione vengono visualizzate in relazione alle opzioni di semplificazione scelte nella relativa maschera delle Opzioni. Per alcune forme giuridiche, come le società di capitali, nell’albero di navigazione vengono aggiunte altre voci per la registrazioni di particolari operazioni contabili.
Per le aziende con lo stato contabile diverso dall’impianto della contabilità (la voce I nella barra del programma) alcune voci dell’albero di navigazione non consentono di aprire alcuna maschera, attivabile invece solo nella fase di impianto della contabilità (come ad esempio la maschera delle Anticipazioni colturali e altre componenti).
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L’Albero di navigazione
