Per avviare GAIA è sufficiente fare doppio click sull’icona del programma posta sul desktop oppure selezionare GAIA dal gruppo dei programmi INEA dalla barra dei Programmi di Windows, oppure nel caso di Windows Vista o Windows 7 digitando GAIA nella casella di ricerca della barra del Sistema Operativo. All’avvio il programma richiede l’inserimento del Nome utente e della Password per il proprio riconoscimento, dati da immettere nei campi della maschera di accesso denominata Accedi a GAIA.

Cliccando sul pulsante Ok, l’identificativo univoco dell’utente permetterà di accedere agli archivi aziendali presenti nel database. Se si spunta la casella salva come utente predifinito, al successivo riavvio del programma il nome dell’utente sarà selezionabile nella lista Nome utente.

Al primo avvio di Gaia, dopo l’installazione, è necessario creare l’anagrafica dell’utente attraverso il pulsante Nuovo della maschera di login. Al primo accesso viene richiesto, se non è presente, il file dei codici (“gaia_codici.ini”), elemento indispensabile per gli utenti della rete RICA. Nella maschera di creazione nuovo utente occorre indicare, nel caso di un utente della rete RICA, la sede regionale INEA di riferimento, il codice utente assegnato dall’INEA (esso non rappresenta il codice di utilizzo di GAIA) e il tipo di Ente a cui appartiene l’utente.

Per utenti fuori della rete RICA è necessario indicare comunque la Regione dove risiede l’azienda o le aziende da contabilizzare, mentre il codice utente può essere scelto liberamente a piacere in un range di codici compreso tra 1 e 998. 

Nel caso di utilizzo di GAIA da parte di soggetti esterni alla rete RICA per indagini di diversa natura su campioni satelliti, valutazione degli investimenti cofinanziati, costi di produzione, ecc., occorre comunque assegnare codici univoci anche per gli utenti che utilizzano il programma di contabilità.

Maschera di creazione di un nuovo utente, aperta dalla finestra di login

Al momento del salvataggio dell’anagrafica del nuovo utente, il programma verifica, nel caso di un utente RICA, la corretta digitazione del codice utente. Gli utenti fuori dalla rete RICA possono ignorare il messaggio che segnala l’assenza del file gaia_codici, mentre i rilevatori della rete RICA non possono iniziare a registrare le aziende rilevate per la RICA prima di aver importato il file dei codici fornito dalla sede regionale INEA. L’errata registrazione dei codici azienda potrebbe impedire l’importazione da parte della sede regionale INEA, e la conseguente perdita dei dati contabili, per la quale la responsabilità è addebitata all’utente rilevatore.

La corretta digitazione dei dati richiesti per la creazione dell’anagrafica utente è fondamentale ai fine del passaggio degli archivi tra computer diversi dello stesso utente, oltre all’acquisizione da parte dei referenti RICA regionali. Fondamentale sono il codice utente (fornito dalla sede regionale INEA), la password e la username (quest’ultimi sono case sensitive, ossia vengono distinti i caratteri registrati in minuscolo rispetto a quelli in maiuscolo).

L’anagrafica dell’utente può essere modificata/aggiornata attraverso il comando Datiutente del menu Strumenti. Attraverso il comando Gestioneutenti del menu Strumenti, l’utente con profilo di amministratore (per la rete RICA corrispondete al Responsabile RICA regionale) può associare una più imprese a utenti diversi, operazione necessaria per “spostare” gli archivi contabili tra i rilevatori della rete RICA regionale. Dal menu Strumenti non possono essere modificati il codice utente e la sede regionale. Dallo stesso comando gli utenti con profilo amministratore possono aggiornare le anagrafiche degli utenti importati con gli archivi contabili, oppure creare nuove anagrafiche a cui associare aziende di altri rilevatori. Esigenza quest’ultima molto utile in ambito RICA per passare le aziende rilevate l’esercizio contabile precedente o in corso a un nuovo rilevatore.

Sono previste due tipologie di utenti: utente amministratore (responsabile INEA o soggetto autorizzato da quest’ultima) e utente standard (chi utilizza GAIA per registrare i dati aziendali). L’amministratore gestisce completamente il programma e gli archivi di più utenti, può intervenire su tutte le aziende inserite, definisce ed assegna i profili agli altri utenti. L’utente normale gestisce solo le proprie aziende, può definire il livello di analisi ed effettuare i controlli di sua competenza. Essendo un programma multi-aziendale e multi-utente, una valida gestione delle chiavi di accesso (account) consente di abilitare solo a determinati utenti l’accesso alle singole aziende e/o particolari funzioni del programma.

La chiave di accesso può essere cambiata solo dall’utente amministratore, attraverso il comando Gestione utenti del Menu Strumenti, che invece non è visibile per gli utenti standard.

Prima dell’apertura della maschera di accesso al programma, viene visualizzata una maschera (cosiddetta splash screen) che potrebbe restare a video anche qualche minuto in relazione alle attività avviate prima dell’accesso. Infatti prima del login GAIA esegue il backup del database (in relazione alla schedulazione programmata attraverso il menu Strumenti), oppure effettua l’installazione degli aggiornamento oppure il ripristino della connessione al database, ecc.

Nella parte bassa di questa maschera viene visualizzata l’operazione che viene eseguita prima dell’apertura della maschera di login.

Nella maschera di login “Accedi a GAIA” vengono visualizzate le seguenti informazioni:

• la versione di GAIA;

• la versione del database;

• la presenza e le relative informazioni del file codici aziende;

• il nome del computer dove è installato il database GaiaSys

  
  

Accesso al programma e Gestione delle connessioni

Prima di accedere alla finestra principale del programma, dopo aver cliccato sul pulsante Ok della maschera di login, GAIA esegue i seguenti controlli:

• verifica se la versione di GAIA è compatibile con la versione del database connesso;

• verifica che vi siano aggiornamenti già scaricati sul computer ma non ancora installati;

• verifica che il computer è connesso ad internet, ed avvia la ricerca di nuovi aggiornamenti online.

Attraverso il comando Aggiornamenti del menu Strumenti è possibile scegliere se ricercare gli aggiornamenti via internet oppure effettuare l’aggiornamento in modalità off-line copiando i file direttamente nella cartella del programma GAIA.

Al primo accesso, dopo aver creato l’anagrafica del nuovo utente, viene visualizzata la maschera Nuovo esercizio per registrare un nuovo esercizio contabile oppure, qualora fosse già presente nel database, per selezionare uno di quelli proposti nella lista.

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• La maschera Gestione aziende

  

Dopo aver selezionato l’anno sui cui operare, viene visualizzata la maschera Gestione aziende. Al primo accesso dell’utente dopo la prima installazione, o la creazione dell’anagrafica di un nuovo utente standard, questa maschera si presenta vuota. In questo caso è possibile avviare la creazione di una nuova azienda cliccando sul pulsante Nuova Azienda; in alternativa si possono importare, cliccando sul pulsante Importa, gli archivi registrati su altri computer. Per la gestione e il trasferimento degli archivi contabili si consiglia di consultare il capitolo specifico di questa guida di riferimento.

La maschera Gestione aziende è suddivisa in tre sezioni:

• Esercizi contabili: contiene, in ordine decrescente, gli esercizi contabili registrati, mentre sulla parte destra della sezione viene mostrato il numero totale delle aziende presenti nel database, in relazione all’utente connesso, suddiviso per stato dell’esercizio contabile. All’apertura della maschera viene selezionato per default l’esercizio posto all’inizio dell’elenco.

• Azienda selezionata: in questo riquadro viene messo in evidenza il nome dell’azienda selezionata (colorata in blu nella griglia), con il relativo indirizzo e la località; mentre nell’area di notifica posta sotto la griglia vengono visualizzate le informazioni dell’azienda selezionata.

• Elenco aziende: nella parte centrale di questa sezione è posta la tabella riepilogativa contenente l’elenco delle aziende, per ognuna delle quali sono disponibili alcune informazioni attraverso le quali è possibile individuare agevolmente l’azienda. L’elenco può essere ordinato a piacere cliccando sull’intestazione delle colonne. L’azienda può essere ricercata digitando la denominazione nell’apposito campo Ricerca azienda. È possibile inoltre avviare ricerche avanzate utilizzando la casellina Filtri, attraverso la quale è possibile filtrare l’elenco delle aziende per provincia, OTE, UDE, Stato e tipo di indagine. L’elenco delle aziende può essere selezionato utilizzando anche la combinazione di tasti Ctrl e/o Shift in combinazione con il puntatore del mouse; funzione utile per effettuare selezioni multiple in presenza di grossi elenchi aziende (sedi regionali INEA). Nell’area della pulsantiera della maschera è possibile selezionare o deselezionare l’intero elenco cliccando sul pulsante Seleziona tutto. Per aprire l’azienda selezionata basta fare il doppio clic sulla riga oppure dare conferma con il pulsante Ok. Nello stesso riquadro sono collocati i pulsanti che consentono di gestire gli archivi aziendali. Il pulsante Nuova azienda si attiva quando non vi sono aziende contrassegnate e avvia la procedura guidata per la creazione del contesto aziendale. Il pulsante Eliminaazienda si attiva quando è stata contrassegnata una o più aziende e consente di eliminare i dati dell’azienda relativi all’esercizio contabile preselezionato. Il pulsante Chiusura esercizio si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende con lo stesso stato e consente di avviare le procedure di chiusura dell’esercizio contabile. Qualora l’azienda risultasse già chiusa (Stato C) il click su questo pulsante consente di annullare la chiusura effettuata in precedenza. Ciò è consentito solo se non ci sono esercizi contabili successivi a quello selezionato. Il pulsante Apri esercizio si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende con lo stato di Chiusura (C). Il click su questo pulsante consente di avviare le procedure di riapertura di un nuovo esercizio contabile. Qualora si clicca su questo pulsante quando sono state selezionate aziende con lo stato Aperto (A), allora il programma annulla l’operazione di Apertura del nuovo esercizio contabile. Il pulsante Importa si attiva solo quando nessuna azienda è stata contrassegnata e avvia il programma di importazione degli archivi contabili. Il pulsante Esporta si attiva solo quando sono state contrassegnate una o più aziende e avvia il programma di esportazione dati. Per gli utenti con profilo di amministratore, nella parte alta di questa sezione è disponibile il pulsante Rilevatore, che consente di filtrare l’elenco delle aziende associate ad un determinato utente/rilevatore. È possibile ricercare un utente contenuto in questo campo digitando il codice utente comprensivo del codice regionale UE.

Nella parte bassa della maschera sono collocati i pulsanti di gestione. Con il pulsante Report può essere visualizzato, ed eventualmente stampato e/o esportato, il report contenente l’elenco di tutte le aziende inserite dall’utente, o di tutte le aziende registrate nel database (solo per gli utenti amministratori).

Nei successivi accessi a GAIA, quando è stata creata almeno un’azienda, viene aperta la maschera Scelta Rapida; essa consente di selezionare rapidamente l’azienda su cui lavorare tra quelle attivate nelle ultime sessioni di lavoro, scegliendo una delle quattro opzioni proposte. Per default è attiva l’opzione “Apri l’ultima azienda” e immediatamente sotto la sua denominazione.

• La maschera Scelta rapida

• Crea nuova azienda, avvia la procedura guidata per creare l’anagrafica del contesto aziendale, attivabile con la combinazione Ctrl+N. Quando l’utente entra per la prima volta in GAIA questa opzione diventa l’unica scelta possibile.

• Apri elenco aziende, apre la maschera Gestione aziende, attraverso la quale è possibile selezionare un altra azienda tra quelle registrate in precedenza dall’utente collegato, questa opzione può essere attivata anche con la combinazione di tasti Ctrl+E.

• Apri ultima azienda, nel caso in cui si sia aperta una o più volte una stessa azienda, questa opzione consente la visualizzazione della stessa digitando la combinazione dei tasti Ctrl+U, negli accessi successivi al primo questa opzione è pre-selezionata per default.

• Apri azienda recente, consente di scegliere tra le ultime cinque aziende aperte dall’utente. La lista posta sotto questo campo opzione propone oltre al nome dell’azienda anche l’esercizio contabile, il codice azienda e lo stato dell’esercizio contabile, la scelta può essere attivata premendo contemporaneamente i tasti Ctrl+R.

La scelta può essere confermata con il pulsante Ok oppure facendo direttamente il doppio click su una delle voci di opzione. Quando si lavora più volte sulla stessa azienda, ad ogni accesso basta premere il pulsante Invio per accettare la selezione e chiudere la maschera di Scelta rapida.

Approfondiamo di seguito le operazioni da svolgere nei due differenti contesti in cui ci si trova per avviare la registrazione dei dati aziendali: Creare un’azienda ed Aprire un’azienda.

Creare l’anagrafica di un’azienda

Le maschere del contesto aziendale consentono la registrazione delle informazioni anagrafiche dell’azienda in conformità sia alla metodologia contabile INEA sia alla struttura del fascicolo aziendale. Le tre maschere del contesto (Impresa, Azienda e Centri aziendali) vengono generate dalla procedura guidata che può essere avviata da tre diversi punti:

1. dall’opzione Crea una nuova azienda della maschera Scelta rapida;

2. dal pulsante Nuova azienda dellamaschera Gestione aziende;

3. dal comando Nuova Azienda del menu File.

Nel primo e nel terzo caso, prima che venga avviata la procedura guidata, il programma richiede, attraverso la maschera Scelta esercizio contabile, la selezione di un anno oppure, se non è presente nella lista, la creazione di uno nuovo anno. Nella maschera Gestione aziende, invece l’esercizio va scelto tra quelli presenti nello specifico riquadro posto in alto a sinistra, oppure se non esiste può essere inserito cliccando sul pulsante aggiungi simboleggiato con +.

Una volta selezionato l’esercizio su cui operare prende avvio la procedura guidata. Se nel computer è stata copiata la versione aggiornata del file dei codici azienda (file gaia_codici.ini per l’esercizio selezionato e per l’utente connesso), la procedura guidata viene anticipata da un passaggio preliminare che consente di selezionare dalla lista un’azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici copiato in precedenza nella cartella di GAIA; l’azienda è facilmente individuabile attraverso il codice azienda, il CUAA, la denominazione e il Comune (nella lista sono presenti anche i dati tipologici: OTE e UDE).

• La seleziona di un’azienda dall’elenco codici Inea

Se si prosegue confermando la selezione, viene saltato il primo step della procedura guidata, si passa direttamente al secondo passaggio, quello della creazione dell’anagrafica dell’impresa, con alcuni campi già precompilati sulla base dei dati presenti nel file gaia_codici. Se invece si ignora questo passaggio si passa al primo vero step della procedura guidata, ossia quello che appare agli utenti che non hanno copiato il file gaia_codici fornito dalla sede regionale dell’INEA.

La presenza del file gaia_codici è importantissimo per i rilevatori della rete RICA, in quanto assicura la perfetta attribuzione dei codici azienda assegnati dalla sede regionale dell’INEA. Per motivi strutturali del database e per evitare conflitti di integrità referenziale il codice azienda non può essere corretto una volta completata la procedura guidata.

Per i rilevatori della rete RICA che per qualsiasi motivo non riescono ad utilizzare il file gaia_codici, è fondamentale assicurarsi la corretta digitazione del codice azienda. Dopo la procedura guidata delle aziende assegnate dalla sede regionale dell’Inea i rilevatori della rete RICA devono trasmettere a quest’ultima via email il file prodotto dal report della maschera Gestione Aziende. Solo dopo la convalida dell’INEA può avere inizio la registrazione della contabilità delle aziende RICA.

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• Primo passo della procedura guidata

  

1. Il primo dei tre passi della procedura guidata obbliga a creare ex-novo l’anagrafica dell’impresa (opzione Nuova Impresa). Ricordiamo che per l’indagine RICA l’unità di rilevazione è l’azienda e non l’impresa. Quindi in ambito RICA non si possono creare aziende con anagrafiche di imprese associate ad altre aziende.
   

• Secondo passo della procedura guidata

  

2. Nel secondo passaggio devono essere inserite le informazioni per creare l’anagrafica dell’impresa, che per gli utenti della rete RICA risulta essere in parte precompilata se si seleziona un’azienda dal file gaia_codici. Una volta completato l’input dei dati, oppure corretti o accettati quelli presenti, con il pulsante Avanti si conferma il passaggio allo step successivo. Prima di accedere al terzo punto, la procedura controlla che tutti i campi siano compilati correttamente. Ovviamente in qualsiasi momento è possibile tornare indietro oppure annullare completamente la procedura guidata. In questo passaggio occorre fare attenzione alla selezione della forma di conduzione che deve essere coerente con la forma giuridica, come pure il titolo del rappresentante legale varia in funzione del tipo di impresa.
   

   
   

• Terzo passo della procedura guidata

3. Al terzo passaggio la procedura propone, per la creazione dell’anagrafica dell’azienda, i campi Denominazione, Provincia, Comune ed Indirizzo vengono precompilati dalla procedura in base ai dati immessi nel punto precedente oppure derivanti da un’impresa selezionata nel primo passaggio. Questi campi possono essere confermati o modificati. Una volta selezionato il Regime IVA dell’agricoltura e l’eventuale Regime IVA delle attività connesse, occorre inserire i codici azienda. Il codice INEA (RICA) è obbligatorio e non potrà essere modificato una volta completata la procedura guidata. Il codice ISTAT invece è facoltativo e può essere omesso. Nel caso di un utente della rete RICA che ha selezionato l’azienda tra quelle presenti nel file gaia_codici, questi due campi vengono mostrati già precompilati con il campo codice INEA bloccato. Agli utenti fuori dalla rete RICA invece viene proposto un solo campo Codice. Al termine di questo terzo ed ultimo passaggio, dopo aver confermato con il click sul pulsante Fine, se non vi sono errori o dati mancanti, il sistema avverte l’utente che la procedura guidata è stata completata correttamente, e che è stata creata anche l’anagrafica di un Centro aziendale temporaneo, con gli stessi dati dell’anagrafica dell’azienda (Comune ed indirizzo).

Con la procedura guidata vengono impostati i parametri di base dell’attività contabile. Nella fase di avvio l’utente viene guidato all’inserimento dei dati necessari per creare il contesto aziendale. Successivamente nella specifica sezione dell’albero di navigazione si dovrà completare l’inserimento dei dati del contesto aziendale. Grazie alla procedura guidata gli errori vengono segnalati in modo da renderne immediata l’individuazione e consentire la facile correzione man mano che i dati vengono inseriti nei successivi passi della procedura.

Quando si deve creare una nuova impresa devono essere forniti i dati necessari per costruire l’anagrafica. Per una descrizione analitica delle informazioni da immettere in questa fase si veda il paragrafo “Il contesto aziendale”.

Una volta completata la procedura guidata, tutti gli altri dati che compongono le anagrafiche dell’impresa, dell’azienda e del centro aziendale vanno completati ed aggiornati attraverso le rispettive maschere della sezione Contesto aziendale dall’albero di navigazione.

 

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