Qualsiasi software gestionale o applicazione che si interfaccia ad un database deve vagliare i dati immessi da un utente. Il software, indipendentemente dalla bravura dell’utente, deve garantire la qualità di ciò che viene inserito e accettato in una maschera o in un determinato campo. Se l’utente non ha molta dimestichezza con gli strumenti informatici, bisogna limitare al massimo situazioni di ambiguità nell’interpretazione dei dati inseriti che porta ad inevitabili errori sia nell’applicazione e sia soprattutto nella qualità dei risultati contabili finali.

L’attività di controllo e correzione dei dati rilevati nelle aziende agricole del campione RICA rappresenta una fase molto importante dell’indagine, in quanto sono molte e complesse le variabili rilevate, le diverse relazioni generalmente esistenti fra esse, oltre alle diverse e molteplici tipologie di errori riscontrabili nella fase di rilevazione e di registrazione. Inoltre essendo il campione RICA di tipo casuale il controllo dei dati è una fase cruciale in quanto gli errori commessi nella fase di rilevazione si ripercuotono, con effetto moltiplicativo, sui risultati complessivi dell’indagine.

Le diverse fasi del sistema di controllo qualitativo dei dati RICA (correzione e revisione) assorbono considerevoli risorse dell’intera gestione operativa dell’indagine contabile delle aziende agricole italiane.

L’approccio individuato è di non utilizzare tutte le caratteristiche predefinite nella struttura del database per controllare i dati immessi da un utente. La convalida dei dati registrati sono stati implementati a livello di maschera, incapsulando nei campi e nelle funzioni le regole e le predefinizioni che si applicano quando i dati vengono aggiunti o modificati.

Questi controlli vengono svolti indipendentemente dal database. Questa soluzione è stata possibile in quanto GAIA è l’unica applicazione che si interfaccia al database. La responsabilità della convalida dei dati è stata quasi del tutto demandata al programma GAIA.

Il sistema dei controlli aziendali parte dai dati registrati per creare le informazioni utili per la corretta tenuta della contabilità aziendale. Le procedure di controllo devono verificare la correttezza e la coerenza delle informazioni e delle relazioni che sorgono tra le varie notizie in seguito alla loro registrazione. Per far ciò è necessario capire come funzionano i processi aziendali e che riflesso hanno in contabilità e successivamente nelle voci di bilancio e in banca dati. La semplice analisi dei saldi presenti nel bilancio di verifica o nei report delle maschere di input non da certezza che nel bilancio o nel database tutti i fatti amministrativi e i dati tecnici siano stati adeguatamente rappresentati.

Gli errori possono essere determinati da possibili imprecisioni e disattenzioni commesse nel corso della rilevazione o nella fase di imputazione. A questa tipologia di errori appartengono sia i dati forniti in modo errato da parte dei soggetti detentori dei dati originali (conduttori o loro delegati), sia gli errori generati durante le fasi di registrazione. L’assenza di una determinata informazione può essere totale, se l’azienda non fornisce affatto i dati necessari, o parziale, quando l’azienda non fornisce solo alcuni particolari dell’informazione.

Il sistema dei controlli deve consentire di individuare automaticamente la presenza di incoerenze o gravi lacune nei dati registrati e la conseguente correzione anche con eventuali ritorni presso l’azienda agricola, o almeno il ripristino del dato con valori accettabili.

L’attuazione di un sistema valido di controlli della qualità dei dati, consente di ottenere da un lato il miglioramento dei parametri componenti le dimensioni della qualità, e dall’altro la validazione dei dati della rilevazione.

I dati errati sono tutti quelli che provocano la violazione delle regole logico formali, denominate regole di compatibilità, relative ai limiti imposti nelle procedure di registrazione, alle relazioni intercorrenti tra le variabili e alle relazioni formali stabilite dalla metodologia adottata nell’indagine RICA-INEA.

YI = YI + EI                                                             

Fonte: O. Luzi – ISTAT

Dove:

yi è il valore rilevato di Y dell’unità i-esima;

Yi è il valore vero di Y nell’unità i-esima;

ei è l’errore.

Le procedure di controllo di coerenza sui dati registrati sono interattive, anche se vengono effettuate direttamente nella fase di registrazione viene data libertà all’utente di rettificare immediatamente gli eventuali errori riscontrati oppure correggerli al termine della fase di rilevazione di tutti i dati aziendali.

La filosofia sottostante alle procedure informatiche che si occupano dei controlli di qualità è dunque quella di verificare l’esistenza di relazioni logiche tra i dati registrati, in modo da segnalare all’utente le anomalie riscontrate e di permetterne quindi l’eliminazione.

I controlli aziendali agiscono a livello di singola azienda, elaborano i dati di ogni azienda in modo indipendente rispetto alle altre eventualmente presenti nel database di GAIA. Le anomalie vengono identificate attraverso confronti tra dati della stessa azienda e/o mediante confronti tra dati e valori di riferimento prefissati.

I controlli interni di tipo aziendale evidenziano le incoerenze, sia confrontando la variabilità all’interno della stessa tipologia di dati sia incrociando i dati su diversi livelli del sistema (struttura, gestione, ecc.). I controlli cercano di rilevare gli errori di tipo metodologico, in particolare la presenza o assenza completa o vincolata di dati obbligatori, ma non possono valutare la congruità dei valori presenti nel sistema, in quanto i singoli test non possono tenere conto del particolare contesto operativo nel quale ciascuna azienda opera.