Con GAIA vengono gestite per ogni esercizio contabile oltre 2.000 variabili. La tipologia e la numerosità delle informazioni che possono essere registrate per ogni azienda nell’ambito di un esercizio contabile è in funzione di una serie di fattori che possono variare nel tempo.
Per questo motivo sorge la necessità di validare direttamente in GAIA i dati registrati mettendo a confronto i valori immessi con una serie di riferimenti fissi o dinamici interni od esterni al sistema contabile.
Dato che il programma GAIA è costituito da numerose maschere che a loro volta sono popolate da molti campi, sorge inevitabilmente la necessità di definire dove e quando convalidare i dati inseriti.
Inoltre GAIA, pur essendo un software di contabilità in partita doppia a cui si aggiungono altre funzionalità che lo rendono assimilabile ad un pacchetto completo di gestione aziendale, è stato progettato per essere utilizzato in modo semplice e veloce anche da parte di utenti non professionisti nel campo contabile, come nel caso dei rilevatori della rete RICA.
Un’altra caratteristica di GAIA è quella che consente all’utente di decidere a seconda delle proprie esigenze ed in funzione della disponibilità delle informazioni da registrare, di scegliere l’ordine del data-entry ossia di navigare “liberamente” tra le varie maschere di registrazione. Questa peculiarità consente di avere, in alcuni momenti della fase di registrazione dei dati contabili, delle incoerenze logiche derivanti appunto dalla libertà d’azione in cui si trova ad operare l’utente.
Nell’attuale versione di GAIA è stato raggiunto quindi un compromesso tra integrità del database e flessibilità operativa, delegando alla fase dei controlli aziendali la verifica della coerenza logica dei dati.
Le regole di coerenza (dette anche regole di business o regole aziendali) scaturiscono dai principi metodologici e dagli eventi reali piuttosto che dal modello relazionale implementato nella base dati (coerenza funzionale).
GAIA deve cercare di gestire anche le immissioni accidentali da parte dell’utente, in modo da facilitare nel modo più agevole possibile la correzione degli errori al momento dell’input o perlomeno fornire alternative ragionevoli.
Per il modo con cui vengono percepiti i dati, le regole di business si basano sui tre elementi fondamentali: la Scheda aziendale Comunitaria, le modalità di utilizzo dei dati archiviati ai diversi livelli della rete RICA, e le regole del Bilancio civilistico.
Gran parte delle regole progettate sia nei controlli in input che nei test di GAIATEST sono una particolarità della metodologia RICA-INEA e, più in generale, discendono dalle caratteristiche del settore agricolo.
La registrazione controllata dei dati in GAIA ha lo scopo di anticipare (pre-editing) la fase di verifica sia da parte di GAIATEST che del sistema dei report dei controlli interaziendali, ed in particolare di minimizzare il numero degli errori dovuti alla fase di registrazione stessa.
Il sistema dei controlli sia in input che in chiusura tiene conto della sequenza logica con cui si susseguono le diverse fasi delle registrazioni contrabili in GAIA, dalla fase di impianto o di inventario inziale alle operazioni di fine esercizio, passando per le operazioni contabili e le operazioni di movimentazione interne all’azienda.
In GAIA alcuni controlli in input impediscono di completare la registrazione del singolo dato oppure di un singolo record, altri controlli invece avvertono l’utente dell’anomalia dei dati immessi ma non bloccano il salvataggio dei dati seppur momentaneamente incoerenti. Questa tipologia di controlli presenti nelle maschere di input di GAIA vengono replicati anche nei test di GAIATEST.
Non è possibile elencare tutti i controlli presenti in GAIA, intesi come controlli formali sia in fase di inserimento dati che in fase di elaborazione. Vengono proposti a titolo esemplificativo alcuni di questi controlli attualmente implementati nel programma di contabilità.
