Una prima serie di controlli sui dati raccolti viene effettuata da GAIA in fase di registrazione dei dati aziendali. Questi controlli, definiti controlli formali, verificano l’esistenza o meno dei dati ed il loro formato, in alcuni casi svolgono anche altri riscontri sempre a livello aziendale.

Nel corso della rilevazione, a seguito dell’inserimento delle informazioni tecniche e contabili di tutti o di alcuni ambiti della gestione aziendale, vengono svolti altri controlli attraverso il GaiaTest completamente integrato in GAIA, per verificare il grado di correttezza e la coerenza logica dei dati inseriti. L’applicazione GaiaTest richiede la correzione obbligatoria dei controlli formali (test severi), consente la conferma delle anomalie, correttamente giustificata, mentre le avvertenze possono non essere confermate.

I controlli aziendali di qualità devono essere condotti su tutte le aziende contabilizzate nell’anno contabile. Questa attività viene svolta autonomamente dai singoli rilevatori, eventualmente in collaborazione con i coordinatori di area della rete regionale o con l’ufficio regionale RICA.

L’ufficio regionale RICA esegue nuovamente i controlli, sia formali che di merito, sugli archivi consegnati, confrontando i risultati con quanto elaborato con GaiaTest (assenza dei test severi e verifica delle conferme). Questa fase di controlli svolta congiuntamente tra Ufficio regionale RICA e rilevatori può essere ripetuta più volte sia per controllare i dati eventualmente corretti dopo la prima verifica, sia per recepire il rilascio di nuovi aggiornamenti di GAIATEST.

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Per tutti i dettagli sulle modalità di registrazione dei dati in GAIATEST si rimanda alla consultazione della GUIDA – GAIATEST sistema dei controlli.

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In ogni caso, tutte le attività inerenti i controlli di qualità (cicli di controllo tra sede regionale e rilevatori) devono concludersi entro i primi mesi dalla firma del contratto, termine entro il quale le sedi regionali provvedono alla trasmissione degli archivi contabili, una volta controllati e validati, ai rilevatori, allo scopo di impostare correttamente le rilevazioni dell’anno contabile successivo.

Poiché non risulta ancora completato il ciclo dei controlli da parte dell’ufficio regionale RICA (mancano ancora i controlli interaziendali, descritti nella Procedura 7.7) gli archivi sono da considerarsi come non definitivi.

Ruolo coinvolti	Attività
Rilevatori	Eseguono i controlli di qualità utilizzando GaiaTest, da soli o in collaborazione con i coordinatori locali della rete o ancora con l’ufficio regionale di competenza. I controlli aziendali di qualità devono essere conclusi e corretti (confermati) entro i primi mesi dalla firma del contratto, su tutte le aziende contabilizzate nell’anno N.
Ufficio regionale RICA	Esegue, con GaiaTest, nuovamente i controlli, sia formali che di merito, sugli archivi consegnati, verificando i risultati con quanto dichiarato dai rilevatori (test confermati). Trasmette ai rilevatori gli archivi contabili controllati e validati, ma ancora provvisori, allo scopo di impostare correttamente, se i controlli interaziendali risultassero senza errori e se lo stesso operatore è stato proposto per un nuovo contratto, le rilevazioni dell’anno contabile successivo qualora gli stessi vengono riconfermati secondo la Procedura 3.